AI를 쓸 수 없는 회사의 AI 업무자동화 교육 기획
AI 교육의 수요가 점차 늘고 있는 요즘, 의외로 아직 본격적으로 AI를 활용하지 않는 회사들이 많습니다. 이름만 대면 아는 유명한 대기업들도 보안 문제 때문에 어떤 툴도 업무상 사용을 허락하지 않습니다. 이런 상황에도 AI 교육에 대한 니즈는 항상 있습니다. 전사에 AI 사용이 금지되어 있는데 HRD는 AI 교육을 원하다니 어떻게 보면 아이러니하기도 합니다. 하지만 디테일하고 심도 있는 교육 기획이 있다면 이런 환경의 제약도 극복할 수 있습니다.
오늘은 AI 활용이 제한적인 한 기업의 AI 업무자동화 교육 기획 사례를 이야기하고자 합니다. 해외에 본사를 두고 있는 곳인데, 해외 본사에서 국내 지사에 AI 활용 관련한 지침을 내려주지 않아서, 현재는 보안 규정에 따라 AI 활용이 허용되지 않고 있다고 합니다. 이런 상황에 어떤 논의들이 이 회사의 AI 교육을 더 특별하게 만들어줄 수 있었을까요? 아래에서 함께 살펴보겠습니다.
시간이 없다면 간단요약 💡
1. 물 샐 틈 없는 사전조사와 교육기획
이해관계자 다자회의와 사전역량진단, 교육 직전까지 이어진 기획조율
2. 한 문장으로 교육 분위기를 바꾸는 멘트
교육의 목표 전환과 교육에 대한 기대 조정
1. 물 샐 틈 없는 사전조사와 교육기획
① 이해관계자 다자회의
AI 교육을 위해 가장 먼저 필요한 것은 환경 분석입니다. 현재 회사의 전반적인 상황이 어떤지, AI를 어느 정도까지 활용할 수 있는지 알아보아야 하기 때문에, 기획자(컨설턴트)와 강사, 교육 담당자와 IT/DX 부서 관계자들이 모두 온라인으로 모여 한 차례 긴 회의를 가졌습니다. 기획자가 제시하는 교육내용에 IT/DX 부서 관계자들이 현실성이나 보안 관련 이슈를 제기하면, 강사와 기획자가 대안을 제시하며 합의점을 찾아가는 방식으로 여러 방향의 논의를 거친 끝에, 발생 가능한 이슈를 모두 배제한 교육기획이 완성되었습니다.
아래는 현장에서 다뤄진 질문들 중 일부입니다.
회사 내부 자료를 외부 AI 툴에 업로드해 활용할 수 있는지?
구글 시트, 웹메일 등 외부 클라우드 시스템을 쓸 수 있는지?
회사 외부와 내부 보안 환경 차이가 있는지?
사내 메신저 등을 통해 파일을 업로드하는 우회 수단이 있는지?
사전 보안 검토가 있으면 들어갈 수 있는 사이트가 있는지?
당일 PC환경 세팅 시간을 줄이기 위한 교육생 사전 준비 사항이 있는지?
② 사전 역량진단
조직 환경 분석이 끝났으니 이제 개인 환경 분석이 필요한 차례입니다. 개별 역량수준과 수행가능범위를 확실하게 짚어야 그에 맞는 난이도 조절이 가능하기 때문에, 강사님이 제작한 AI 활용 역량진단 설문을 기획자가 고객사 양식에 맞게 가공해 배부했습니다. 모든 문항은 5점 리커트 척도의 객관식 문항으로 구성했습니다. 설문을 일주일 간 진행한 후 응답을 취합해 강사님과 소통했습니다. 대부분의 문항이 1~3점대에 응답자가 몰려 있었지만, 간혹 있는 4점과 5점 응답자들은 개인 간 AI 활용 역량의 차이가 어느 정도 있다는 것을 보여주었습니다. 그렇기에 너무 어려운 내용도 지양해야 하고, 너무 쉬운 내용도 지양해야 함을 파악했습니다.
③ 교육 직전 조율
교육 며칠 전, IT부서에서 새로운 사실을 발견했습니다. 모든 사이트에 접속이 가능했다는 것을요. 그리고 사이트에 직접 업로드하는 것은 불가하지만 내부 인원들끼리 사내 메신저로 파일 공유는 가능하다는 것을요. 이렇게 되면 큰 화면으로 모두 함께 볼 수 있기 때문에 앱이나 보고서 등 산출물을 발표하기 용이해진다는 점이 고무적이었습니다. 또 어떤 공동작업 플랫폼에는 파일 업로드가 막혀 있지 않다는 점을 발견했고, 보안 이슈를 고려해 꼭 필요한 상황에 보조 도구로 활용하기로 교육 담당자와 소통했습니다. 그리고 늦은 밤까지 이어진 강사님과의 유선 조율을 통해 모듈의 세부 순서를 조정하고, 사용할 AI 툴을 확정짓는 것으로 기획단을 마무리한 후, 운영 요소까지 파악하여 교육 준비를 마쳤습니다.
2. 한 문장으로 교육 분위기를 바꾸는 멘트
드디어 교육 당일이 되었습니다. 모든 준비는 완벽했습니다. 그리고 그 준비들 속에는 각각의 명확한 의도가 있었습니다. 이 의도는 기획자의 한 마디에 따라 완벽히 구현될 수도, 어떤 지점에서는 어긋날 수도 있었습니다. 하지만 현실을 직시하면서도 이 교육이 교육생들에게 어떤 의미로 다가올 것인가를 밝히는 시점부터 이미 교육생들은 기대에 찬 눈빛으로 임하기 시작했습니다. 과연 어떤 멘트가 교육 분위기를 성공적으로 끌어올리는 데에 도움을 주었을까요?
"사실 보안을 비롯한 여러 가지 이슈 때문에 AI를 당장 업무에 활용하는 건 어려울 것으로 보입니다. 하지만 오늘 교육을 받고 가시면, 나중에 정식으로 우리 회사에 AI가 도입되었을 때 여러분이 자연스럽게 한 발 앞서 나가실 수 있는 중요한 단초가 될 예정입니다. 그러니까 오늘은 보안 이슈는 잠시 잊고, AI가 가진 무한한 가능성에 한번 집중해 보셨으면 좋겠습니다."
별 것 아닌 것처럼 보이는 이 한 문장이 교육에 미치는 파급력은 의외로 어마어마합니다. 만약 "오늘 AI 교육 들으시면 여러분의 AI 활용 실력이 좋아지실 거예요"와 같은 당연한 이야기로 교육을 시작했다면, 교육생들의 머릿속에는 "당장 활용할 수도 없는데 그렇게 큰 도움이 될까?"와 같은 의문이 점점 크게 들 수밖에 없습니다. 그렇기에 현실적으로 AI의 업무 도입이 어려운 지점을 미리 밝히고, 그렇다면 이 교육이 특별히 여러분들에게만 갖는 의미가 무엇인지 알려줄 필요가 있습니다. 이렇게 했을 때 교육생들의 몰입도와 만족도가 유의미한 상승 폭을 보일 수 있습니다.
3. 마무리: 명확한 방향 설정과 완벽한 준비가 갖는 의미
교육이 성황리에 잘 마무리되고, 만족도조사의 한 문항에서 '5점 만점'의 결과를 보았을 때, 기획자의 성취감은 이루 말할 수 없었습니다. 여기에서 끝이 아닙니다. 이 AI 교육에 대한 소식은 당사 사장님의 귀에까지 들어갔고, '전사 차원에서 교육을 실시해야겠다'라는 코멘트를 받았다고 합니다.
어려운 환경 속에서 일반적인 접근을 거부하고, 회사의 상황에 맞는 현실성 있는 교육으로 다가갔기에 더 좋은 교육 성과를 이끌어낼 수 있었습니다. 교육을 기획하는 사람이라면 무릇 명확한 교육 목표를 설정하고 어긋남 없이 준비해야 하지만, 모르는 것이 분명히 아직 남아 있다는 생각으로 끝까지 파고들어 사소한 부분 하나까지 섬세하게 준비할 때 비로소 기획자의 의도가 적중하게 됩니다.
더로이그룹은 고객의 의도를 정확히 구현하는 디테일한 기획과 완성도 높은 운영을 통해 신뢰를 제공합니다. 우리는 고객이 기대하는 수준을 뛰어넘어, '더 깊이 고민하고, 더 정교하게 준비하고, 반드시 성공적인 결과를 만든다'는 신뢰를 구축하는 것을 목표로 합니다.
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