[기획 & 보고의 정석 2편] 읽히고 통과되는 보고의 정석

결국 내 문서를 정독하는 사람은 ‘나’뿐이다

임원이 되면 얻게 되는 질병이 있다고 합니다. “성인 주의력 결핍 과잉장애(ADHD)”
너무 바쁘고, 그래서 (문서 앞에서는) 너무 빨리 판단합니다.

• 관심이 안 생기면 3초 만에 닫고,

• 마지막 장만 보고 “별 내용 없네”가 되기도 하죠.

그래서 문서에는 목표가 하나입니다.

함께 일하는 상사의 시간을 아껴주는 것입니다.

1. 좋은 문서 vs 나쁜 문서 (현업 기준 4가지)

● 좋은 문서

1. 정독하지 않아도 쉽고 빠르게 이해된다

2. 하고 싶은 말이 명확하다

3. 상대의 “왜? 그래서?”에 대한 답이 미리 들어있다

4. 시각적으로 정돈되어 시선이 흔들리지 않는다

▲ 나쁜 문서

1. 정독해야 이해된다

2. 자료는 많은데 결론이 애매하다

3. 읽다가 계속 질문이 생긴다 (배경-결론 연결 끊김)

4. 페이지마다 시선이 헤맨다 (메시지 위치 제각각)

2. 1-page 문서의 핵심: “한 페이지엔 메시지 하나”

주니어는 ‘열심히’의 증거로 페이지를 늘립니다.
하지만 결재자는 반대로 생각합니다.

“한 장으로 말 못 하면, 아직 정리가 덜 된 거다.”

● 1-page 압축 기술 4가지 (현업 즉시 적용)

1. 수식어를 빼고 fact만 남긴다

   • “너무나도 아름다운 밤” → “아름다운 밤” → “밤”

2. 상대에게 중요하지 않은 문장을 과감히 줄인다

3. 조사가 없어도 문맥이 자연스러우면 뺀다

4. 단, 이해 못 할 정도로 줄이지는 않는다

   • 내용이 많다면 문장 대신 표/다이어그램으로 대체

3. ‘빠르게 읽히는 장표’는 헤드라인이 만든다

장표가 읽히지 않는 가장 흔한 이유:
핵심 메시지가 페이지마다 떠돌아다님

그래서 필요한 것이 헤드라인(펀치 메시지)입니다.

● 헤드라인 3원칙

1. 1페이지 1메시지, 최대 3줄(권장 1~2줄)

2. 페이지 전체를 포괄하는 메시지

3. 구체적으로 쓴다 (추상어 금지)

목표: “헤드라인만 읽어도 전체 보고서가 요약되게.”

4. 디자인 감각이 없어도 깔끔해지는 ‘3가지만’

문서 디자인의 목적은 예술이 아니라 빠른 커뮤니케이션입니다.
화려함 대신 아래 3가지만 지키면 충분합니다.

1. 간격을 균일하게 (※PPT의 경우 ‘안내선’ 활용)

2. 정렬을 정확하게 (※ PPT의 경우 ‘맞춤’ 활용)

3. 통일감 있게 (폰트, 크기, 색 최소화)

이 3가지는 “능력”이 아니라 “습관”입니다.

5. 숫자력: 모호한 형용사를 숫자로 바꾸는 순간 신뢰가 생긴다

“많이”, “대폭”, “상당히” 같은 말은 보고에서 약합니다.
숫자가 들어가면 문서가 단단해집니다.

● 숫자를 직관적으로 만드는 3가지 방법

1. 비교를 붙인다

   • 전년 동기 대비, 3년 평균 대비, 경쟁사 대비

2. 친숙한 기준에 비유한다

   • 축구장 몇 개, 왕복 몇 번 같은 감각적 비교

3. 숫자에 느낌(스케일)을 더한다

   • “10명 중 8명”, “4명 중 3명” 같은 비율 표현

6. 내 주장에 ‘안심 신호’를 주는 3총사

기획은 결국 설득입니다. 설득에는 “권위의 근거”가 필요합니다.

1. 공식적 숫자(공신력 있는 지표/통계)

2. 다수의 의견(사용자/직원/고객의 집단 반응)

3. 전문가의 의견(연구/자문/전문가 코멘트)

이 셋은 결재자에게 이런 신호를 줍니다.

“이건 개인 감이 아니라, 검증된 근거가 있다.”

7. 보고의 시작은 ‘30초 두괄식’이다

상사가 가장 불안해하는 순간은 이겁니다.

• 보고자가 길게 말하는데

• 결론이 안 나오고

• 좋은 소식인지 나쁜 소식인지 모르겠을 때

그래서 첫 문장이 중요합니다.

★ 30초 두괄식 구조의 핵심

1) 안심 첫 문장으로 상대방 안심 시키기 (드릴 말씀이 있습니다. vs 간단한 현황 공유입니다.)

2) 30초 안에 주요 내용(결론)을 요약하기 (에..먼저드릴 말씀은..vs 공유 안건은 세 가지 입니다.)

예시) “현재 일정은 계획대로 진행 중입니다(WHY).

다만 A 이슈가 있어 B 결정을 요청드리려고 왔습니다(WHAT).

결정 주시면 오늘 안에 실행 플랜까지 확정하겠습니다(HOW).”

8. 제출 전 ‘완성도’를 바꾸는 마지막 단계: ★★★ 소리 내어 읽기

이 단계는 효과가 큰데 의외로 아무도 안 합니다.

• 눈으로 훑으면 자연스러워 보이는데

• 소리 내어 읽으면 “걸리는 문장”이 튀어나옵니다.

★ 최종 점검 루틴

1. 절대 눈으로만 읽지 않기

2. 발표용 문서가 아니어도 무조건 읽기

3. 첫 장부터 넘기며 소근소근 말로 설명해보기

4. 말이 매끄러워질 때까지 반복

문서는 ‘읽는 글’이 아니라, 결국 ‘말로 설명될 글’이기 때문입니다.

9. 훌륭한 보고의 중요한 태도: 어깨를 펴고 똑바로 서기

주눅이 들어 보고하는 사람은 상대방을 불안하게 합니다.

어깨를 펴고 똑바로 서세요.

주눅 들어서 얘기할 만큼 죄송하고, 송구하고 틀릴까봐 걱정되는 일은 많지 않습니다.

상사도 자신이 마치 악당인 것처럼 불안하고 흔들리는 눈빛으로 쳐다보는 직원을 보면 마음이 불편합니다.

오랜 고민, 현장 경험에서 나온 결론이라면 담담하게 얘기하세요. 적어도 몇 번은 말입니다.

오늘 내 앞에 있는 이 업무는 오직 나만이 할 수 있는 일이라는 확신을 가지는 것이 중요합니다.

기억하세요!

자기 업무에서 최고의 경지에 오른 사람은 누구도 무시할 수 없습니다. 어디서든 당당할 수 있습니다.

우리의 보고도 이러한 태도로 진행되기를 바라며

<미국 과학자의 글쓰기 의무 규정>으로 마무리하겠습니다.

The Code of Ethical Conduct by the Society for Technical Communication 

1. 새로운 개념의 개발만큼 이것의 전달에도 중요한 의미를 부여하라.

2. 읽는 사람의 시간과 노력이 중요함을 인식하라.

3. 기술적 사실을 진실하고, 명확하면서 경제적으로 전달할 책임이 있음을 인식하라.