12월 최종 면담 시 반드시 해야 할 일

12월 최종 면담 시 반드시 해야 할 일

홍석환 대표(홍석환의 HR전략 컨설팅, no1gsc@naver.com

년말 최종 면담은 감동과 도전 목표 부여가 중심이 되어야 한다.

조직장이 되어 12월 최종 면담을 위해 무엇을 준비해야 할까?

연말 면담은 단순한 평가 절차가 아니다. 한 해를 정리하고 새해를 준비하는 매우 중요한 자리이다. 많은 조직장들은 성과관리 싸이클의 관점에서 연말 면담을 생각한다. 당연히 1년 동안 면담 직원의 성과와 역량 자료를 준비하고, 당부하고 싶은 이야기, 새해 각오를 들으려 한다. 평가 점수와 등급에 관한 이야기를 하다가 직원이 자신이 생각한 점수나 등급보다 낮은 수준일 때 불만을 토로하면 연말 면담은 곤욕스럽다. 무엇이 잘못되었을까?

사실 많은 조직장들이 생각하는 연말 최종 면담은 3가지 목적이 있다.

첫째. 한 해의 업적과 역량 향상에 대한 점검과 피드백이다. 최종 면담은 직원이 한 해 동안 어떤 성과를 창출했고, 역량 향상이 어느 정도 되었는지 직속 상사가 점검 내용과 피드백을 명확하게 주는 것이다.
둘째, 직원의 부족한 부분과 개선이 필요한 업적과 역량을 솔직하게 말해주는 것이다.

셋째, 내년의 구체적 실행과제와 결과물, 이의 실행 계획을 논의하는 자리이다.

이러한 목적 하에 직속 상사는 직원에게 다음가 같은 면담 자료를 요청하게 된다.

①    당해년도 목표 대비 업적과 역량 실적

②    새해 목표로서 실행과제와 결과물이다.

최종 면담은 직원만 평가받는 자리가 아니다. 1년을 마감하고 직원에게 감동과 도전 과제를 부여하는 날이다. 매달 실시하는 월별 세미나 발표처럼 업적과 역량을 점검하고 피드백 주는 면담이 아니다. 조직을 맡고 있는 팀장 이상의 직책자들이 직원 개개인에게 1년 함께 한 것에 대한 감사의 편지와 선물, 새해 업적과 역량 실행과제와 결과물이 적힌 A4 한 장이다.

년말 최종 면담 어떻게 진행할 것인가?

통상 12.29일이나 30일에 직원 개개인과 면담을 실시하였다.

하지만, 년차 휴가가 많이 남아 있거나, 회사 사정에 따라 12.25일 이후 년말까지 휴가를 갖는 직원이 많아졌다. 이에, 팀원 개개인의 상황을 고려하여 12월 20일 이후 년말 최종 면담을 개개인별로 정하면 된다.

년말 팀원에 대한 최종 면담은 다음과 같이 진행한다.

1)     팀장은 12월 초 팀원들에게 년말 최종 면담 일시를 일정기간 내 중복됨이 없이 팀 게시판에 올리라고 한다.

2)     팀원 전체 면담일시가 확정되면 일정에 따라 면담을 실시한다.

3)     팀장은 개별 면담할 팀원에게 줄 편지, 선물, 업적과 역량의 각 도전 과제 3~5가지가 적힌 A4지를 준비한다.

4)     팀원이 들어오면 편지를 먼저 읽게 한다.

5)     편지를 다 읽은 후, 팀원에게 선물을 준다. 선물은 팀원의 아이가 있으면 아이, 없으면 배우자, 미혼이면 부모님 또는 본인 선물로 준비한다.

6)     선물을 준 후, A4 용지를 전달한다.

7)     A4용지에 내년 업적과 역량 관련 각 3~5개의 도전과제가 있지만, 00님은 완벽하게 해낼 것이라 확신하고, 년초 목표를 확정해 이야기하자는 말과 함께 면담을 마무리한다.  

12월 최종 면담은 단순한 형식적 평가가 아니라 감동과 도전 과제를 부여하는 모습이 되어야 한다. 그해의 성과 확인 → 성장 제시 → 목표 설계 → 지원 약속은 평소 월 성과 발표와 개별 면담 시 해야 한다. 12월 월 성과 발표회는 가능한 12.20일 전후 전 팀원이 참여할 수 있도록 사전에 확정해 놓는 것이 바람직하다.