3년 뒤에도 설명할 수 있는 인사

인사업무를 하다보면 휴가, 채용, 평가, 승진, 징계처럼 판단이 필요한 일이 생기고

자연스럽게 과거의 문서를 찾아보곤 할 것이다.

그런데 어렵게 찾은 문서에 이렇게만 적혀 있는 경우가 있다.

‘검토 결과 가능함.’ 또는 ‘○○하는 것으로 결정함.’

결론은 있는데, 정작 가장 궁금한 것이 없다.

왜 그렇게 판단했을까?

그 당시의 담당자가 그대로 존재한다면 기억에 의존할 수 있겠으나

몇 년이 지나 담당자가 바뀌면 새로운 담당자는 같은 문제를 처음부터 다시 검토하거나

이유를 모른 채 과거의 결론만 따라가게 된다.

“그때는 해줬다”만 남았을 때

인사업무의 모든 문제에 규정이 명확한 답을 주는 것은 아니다.

규정뿐 아니라 제도의 취지, 유사사례, 형평성 등을 함께 고려해야 하는 경우가 종종 있다.

그래서 시간이 지난 뒤 필요한 것은 단순히 “그때는 해줬다”는 사실이 아니라

“왜 그렇게 판단했는가”일 것이다.

예를 들어 과거 A직원에게 예외를 인정했다고 가정했을 때,

당시 A직원의 특별한 사정 때문에 인정한 것인데 그 인정 사유가 남아 있지 않다면

시간이 지나면서 ‘특정한 조건에서 인정한 예외’가 ‘우리 조직에서는 원래 인정해주는 것’으로 바뀔 수 있다.

결론만 남은 기록은 선례가 되기 쉽지만, 이유까지 남은 기록은 기준이 될 수 있다.

기록이 없으면 기억이 기준이 된다

“전에 누구도 됐다고 들었어요.”

“우리 회사는 원래 가능하지 않았나요?”

시간이 흐르면 당시 상황을 정확히 기억하는 사람은 줄어들고, 맥락보다 결과만 남게 된다.

누군가는 일반적으로 가능했던 사례로 기억하고, 누군가는 특별히 한 번 인정했던 사례로 기억한다.

결국 과거에 실제로 어떤 판단을 했는가보다

‘누가 어떻게 기억하고 있는가’가 현재의 기준처럼 작동할 수도 있다.

(이때, 앞서 작성한 아티클처럼 원래 다 이렇게 해왔어가 등장하기도 한다.)

그래서 기록은 단순히 문서를 보관하는 일이 아니다.

조직의 판단이 개인의 기억이나 구전에 의존하지 않도록 하는 일이다.

많이 쓰기보다 ‘왜’를 남기는 것

그렇다고 모든 검토과정을 구구절절 상세하게 기록할 필요는 없다.

중요한 것은 기록의 양이 아니라 판단의 연결고리다.

무엇을 검토했는지 → 무엇을 고려했는지 → 왜 이런 결론을 내렸는지

이 흐름만 확인할 수 있어도 충분하다.

‘검토 결과 가능함’이라는 한 줄보다

‘관련 규정상 제한이 없고, 제도의 취지와 기존 유사사례를 고려할 때

○○의 조건에서 인정하는 것이 타당하다고 판단함.’ 이라는 기록이 몇 년 뒤에는 훨씬 큰 역할을 한다.

좋은 기록은 많은 내용을 남기는 것이 아니라

미래의 누군가가 당시의 판단을 다시 따라가 볼 수 있게 만드는 것이다.

같은 결론보다 같은 기준

과거의 판단을 기록하는 목적이 앞으로도 똑같은 결론을 내리기 위해서는 아니다.

규정이나 상황이 달라지면 다른 판단을 할 수도 있다.

다만 기록이 있다면 이렇게 설명할 수 있다.

“과거에는 A라는 이유로 이렇게 판단했지만, 지금은 B라는 조건이 달라졌기 때문에 다르게 판단한다.”

같은 결론을 반복하는 것이 일관성은 아니다.

같은 기준으로 설명할 수 있는 것이 일관성이다.

3년 뒤에도 설명할 수 있는가

오늘 만든 인사 문서를 3년 뒤 처음 보는 사람이 읽는다고 생각해보다면

그 사람이 “그때는 이렇게 했구나.”에서 멈추지 않고

“아, 이런 이유 때문에 이렇게 판단했구나.”까지 이해할 수 있다면 꽤 좋은 기록일 것이다.

HR의 기록은 과거의 결정을 보관하는 일만은 아니다.

조직이 무엇을 고민했고, 어떤 기준으로 판단했는지를 축적하는 일이다.

결론보다 이유를 남기는 것.

사람은 바뀌어도 조직의 판단이 매번 처음부터 시작되지 않도록 하는 것.

어쩌면 그것이 HR에서 기록을 남겨야 하는 가장 중요한 이유일지도 모른다.