AI 사용보다 더 중요한 것은 '이것'이 아닐까요?
AI 사용보다 더 중요한 것은 ‘문제해결력’이 아닐까요?
요즘은 AI를 한 번도 사용해보지 않은 사람을 찾는 것이 더 어렵습니다. 거의 모든 분야에서 AI는 이미 많은 사람의 일상과 업무 안에 자연스럽게 들어와 있습니다.
그런데 AI가 익숙해진 만큼, 한편으로는 AI에 대한 피로감도 커지고 있는 것 같습니다.
최근 오프피스트 필진 모임에서 대표님께 흥미로운 이야기를 해주셨습니다. AI로 생성한 이미지가 들어간 콘텐츠는 오히려 클릭률이 낮은 편이고, 직접 글을 쓰고 자신의 경험을 담아낸 콘텐츠의 반응이 더 좋다는 이야기였습니다.
업무에서도 AI를 자주 쓰지만, 원하는 결과가 나오지 않아 결국 다시 수정하는 경우도 많습니다. 그래서 요즘은 AI를 잘 쓰는 능력은 많이 쓰거나 프롬프트를 잘 작성하는 것보다, 내가 해결하려는 문제를 정확히 아는 데서 시작하는 것이 아닐까? 하는 생각을 합니다.
문제를 정확히 아는 것은 어디에서 시간이 들고 무엇이 불편한지, 그리고 어떤 모습으로 바꾸고 싶은지를 구체적으로 아는 것이라고 생각합니다. 저도 업무를 개선하면서 이 과정을 직접 경험했습니다.
먼저, 무엇이 문제인지부터 정의해봤습니다
저는 회사에서 자료를 이메일로 제출받아 취합하는 과정이 불편하여 처음에는 AI에게 단순히 ‘서류 제출 업무를 자동화해줘’라고 요청했습니다. 하지만 제가 원했던 방식과는 다른 결과가 나왔습니다. 왜 그런지 다시 생각해보니, 제가 해결하고 싶은 문제를 충분히 구체화하지 않은 채 AI에게 답부터 요구하고 있었습니다.
(1) 그래서 먼저 현재 업무에서 무엇이 불편한지 정리해봤습니다.
제출 여부를 일일이 확인하는 데 시간이 오래 걸린다.
미제출자를 놓칠 수 있다.
전체 제출률을 바로 확인하기 어렵다.
첨부파일 다운로드와 파일명 수정이 반복된다.
(2) 문제를 구체적으로 적고 나니, 제가 원하는 모습도 명확해졌습니다.
제출 여부와 제출률은 자동으로 확인되고, 제출된 파일은 지정된 폴더에 저장되며 파일명도 정해진 규칙에 따라 자동으로 바뀌면 좋겠다.
(3) 여기에 실제 업무 환경에서의 조건도 있었습니다.
내부 보안상의 이유로 Google Sheets와 Google Apps Script를 활용해야 했고, 자료 제출자와 관리자가 보는 화면도 구분되어야 했습니다. 제출자는 자료 제출에 필요한 화면만 보고, 관리자는 별도의 관리자 페이지에서 전체 제출 현황과 제출률을 확인할 수 있어야 했습니다.
결국 제가 해결하고 싶었던 것은 자료 취합 과정에서 반복적으로 발생하는 시간 소요와 누락 가능성을 줄이는 것이었습니다.
문제를 정의하고 나니 AI에게 물어볼 것도 달라졌습니다
‘서류 제출 업무를 자동화해줘’ 라고 요청했을 때 AI는 여러 기능을 제안하거나 코드를 바로 작성해줬습니다.
하지만 제가 원하는 업무 방식과는 다른 결과가 나왔습니다. 그래서 저는 먼저 현재 상황과 문제, 원하는 결과, 업무상의 제약조건을 정리한 뒤 AI에게 질문했습니다.
[실제 프롬포트]
현재 사내 자료 제출 업무를 이메일로 진행하고 있습니다. 업무 방식은 다음과 같습니다.
자료 제출 대상자에게 이메일로 제출 요청
담당자가 대상자별 제출 여부를 직접 확인
제출된 첨부파일을 하나씩 다운로드
파일명을 정해진 기준에 맞게 수정
수정한 파일을 지정된 폴더에 저장
전체 대상자 중 제출자와 미제출자를 별도로 확인
이 과정에서 다음과 같은 문제가 있습니다.
제출 여부를 확인하는 데 시간이 많이 소요됨
미제출자를 놓칠 가능성이 있음
전체 제출률을 바로 확인하기 어려움
첨부파일 다운로드, 파일명 수정, 저장 작업이 반복됨
이 업무를 아래와 같이 개선하고 싶습니다.
대상자별 제출 여부 자동 확인
전체 제출률 자동 계산
미제출자 자동 확인
제출된 파일을 지정된 폴더에 자동 저장
파일 저장 시 정해진 규칙에 따라 파일명 자동 변경
자료 제출자와 관리자가 보는 화면 분리
관리자는 별도의 관리자 페이지에서 전체 제출 현황과 제출률을 확인
자료 제출자는 본인에게 필요한 제출 화면만 확인
내부 보안상의 이유로 별도의 외부 서비스를 사용하지 않고, Google Sheets와 Google Apps Script를 활용해 구현해야 합니다. 바로 코드를 작성하지 말고, 먼저 이 업무를 자동화하기 위한 전체 구조를 설계해주세요.
전체 업무 프로세스
제출자와 관리자의 화면 및 권한 구조
Google Sheets에서 관리해야 할 데이터 항목
제출 여부와 제출률을 자동으로 확인하는 방식
제출 파일을 지정된 폴더에 저장하고 파일명을 변경하는 방식
Google Apps Script로 구현해야 할 주요 기능
실제 구현 순서
추가로, 제가 놓치고 있는 예외 상황이나 보안·권한 측면에서 미리 고려해야 할 사항이 있다면 함께 알려주세요. 전체 구조를 먼저 검토한 뒤, 각 기능별 코드는 이후 단계에서 하나씩 작성하고 싶습니다.
이렇게 문제와 원하는 결과를 구체적으로 정리하자 AI에게 무엇을 맡겨야 하는지도 훨씬 명확해졌습니다. 필요한 기능을 하나씩 나누어 구현했고, 제출 여부 확인부터 제출률 집계, 파일 저장과 관리까지 기존의 자료 취합 과정을 개선할 수 있었습니다.
결국 제가 AI를 활용해 해결한 것은 단순히 ‘파일을 자동으로 저장하는 기능’이 아니었습니다. 자료 취합이라는 업무 안에서 반복적으로 시간이 들고 누락이 발생할 수 있었던 프로세스 자체를 개선한 것에 더 가까웠다고 생각합니다.
결국 프롬프트는 이렇게 정리할 수 있었습니다
저의 경험을 돌이켜보니 제가 사용한 프롬프트에는 공통적으로 다섯 가지가 들어가 있었습니다.
현재 상황 : 지금 어떻게 일하고 있는가?
문제 : 어디에서 시간이나 오류가 발생하는가?
목표 : 어떤 상태로 바꾸고 싶은가?
제약조건 : 보안, 권한, 도구 등 반드시 지켜야 할 조건은 무엇인가?
요청 : 이 문제를 해결하기 위해 AI에게 무엇부터 맡길 것인가?
특별한 프롬프트 기술을 사용한 것은 아니었습니다. 해결하고 싶은 문제를 구체적으로 정리하니, AI에게 무엇을 요청해야 하는지도 자연스럽게 명확해졌습니다.
AI를 많이 쓰는 사람보다, 문제를 정의하고 해결하는 사람
이제는 AI를 얼마나 자주 사용하는지가 중요한 시대는 아닌 것 같습니다. 메일을 쓰고, 자료를 요약하고, 아이디어를 얻는 데 AI를 자주 활용하는 것만으로는 큰 차이를 만들기 어렵습니다. 중요한 것은 AI를 얼마나 많이 쓰느냐가 아니라, 어떤 문제를 해결하기 위해 쓰느냐라고 생각합니다.
내가 무엇을 해결하고 싶은지 명확하지 않다면 AI는 그럴듯한 답을 줄 수는 있어도, 내가 원하는 방향까지 알아서 찾아주기는 어렵습니다. 반대로 문제가 명확해지면 AI에게 무엇을 요청해야 하는지도 자연스럽게 보입니다. 저도 처음에는 ‘어떤 프롬프트를 써야 좋은 답을 받을 수 있을까’를 많이 고민했습니다. 하지만 지금은 AI에게 질문하기 전에 먼저 저 자신에게 묻습니다.
AI를 잘 쓰는 사람은 프롬프트를 많이 알고 있는 사람이 아니라, 자신의 업무에서 문제를 발견하고 해결 방법을 고민한 뒤, 그 과정에서 AI를 적절하게 활용할 수 있는 사람이라고 생각합니다.