HR 일을 하다 보면 PPT는 매일 만들어야 하는 ‘업무 언어’가 됩니다.
교육체계 개편안, 인재육성 로드맵, 조직문화 프로그램 기획서, 채용/평가 제도 개선안, 연간 운영계획…

좋은 의도를 담은 내용도 PPT에서 길을 잃으면 ‘일이 안 되는 문서’가 되곤 하죠.

그런데 많은 실무자들이 PPT를 어려워하는 이유는 대개 세 가지로 압축됩니다.

• 글쓰기가 어렵다

• 구조화가 어렵다

• 디자인이 어렵다

여기서 중요한 건 글쓰기/구조화/디자인의 “정답 PPT”를 찾는 게 아닙니다.
특히 HR 문서는 ‘감동’보다 ‘의사결정’이 목적이니, 결국 승부는 예쁨보다 가독성과 논리에서 갈립니다.

1) 파워포인트 보고의 시작: 왜 보고는 늘 어려울까?

실무자 입장에서 보고가 어려운 이유는 명확합니다.

1. 보고 내용에는 정답이 없기 때문입니다.

2. 의사결정권자(상사/고객)의 생각은 보고를 받으면서 진화하기 때문입니다.

3. 준비 시간이 항상 부족하기 때문입니다.

하지만, 보고의 본질을 생각하면 조금은 쉬워질 수 있습니다.

보고의 본질은 무엇인가?

• 상사(고객)의 요청에 맞춰 알릴 내용을 준비하고, 구두/문서로 전달하는 과정

• 받는 사람의 눈높이에 맞춰 설명하고 설득하는 과정

이때 성패를 가르는 건 논리입니다.
논리를 확보하려면 ‘육하원칙’ 중에서도 특히 What / How / Why가 제대로 서 있어야 합니다.

• 무엇을(What) 할 건가?

• 어떻게(How) 할 건가?

• 왜(Why) 해야 하는가? ← 가장 중요

실제로 실패한 보고는 아래 질문을 다시 받습니다.

• “왜 그렇게 해야 합니까?” → 이유의 불명확/부재

• “핵심이 무엇인가요?” → 결론의 부재

• “그걸 어떻게 하자는 거죠?” → 실행계획 부재

Simon Sinek의 The Golden Circle처럼 모든 것은 Why에서 시작되어야 합니다.
(여기서 말하는 Why는 ‘감정’이 아니라 필요성/문제정의/근거입니다.)

2) HR 문서를 강하게 만드는 “4가지 질문” 프레임

PPT를 만들기 전에, 아래 4가지 질문에 답하는 메모만 제대로 만들어도 문서 품질이 확 올라갑니다.

1. Why(필요성): 왜 하는가?

• 추진배경/필요성, 현황/문제점

2. IF(제공할 가치): 하면 무엇이 좋아지는가?

• 목적/목표, 기대효과(정량·정성)

3. How(실현 방법): 어떻게 할 것인가?

• 전략, 실행과제(우선순위 포함)

4. What(실행 내용): 할 수 있는가?

• 세부 실행계획, 자원(인력/예산/기간), 리스크 대응

HR 실무 팁:
HR 기획은 특히 “좋은 일”처럼 보이기 쉬워서, Why(문제정의)와 IF(사업 가치)가 약하면 한 번에 흔들립니다. “좋아 보이는데… 그래서 지금 해야 하는 이유가 뭐죠?”가 나오면 문서가 무너집니다.

3) 1page 요약은 “3단 구성”으로 끝낸다

상사가 가장 고마워하는 PPT는 장을 넘기자마자 이해되는 문서입니다.
이를 위해 가장 강력한 무기는 1page 요약 장표(Executive Summary)이고, 가장 쉬운 방법이 3단 구성입니다.

3단 구성 1page 요약의 원칙

1. 핵심 메시지(punch message)를 두괄식으로

   • “결론부터” 한 문장으로 박아 넣기

2. 완벽의 숫자 3으로 스토리라인 정리

   • 근거 3개, 이유 3개, 방향 3개… 기억·이해가 쉬움

3. 전체 구조가 한 눈에 보이게 시각화

   • 표/도식/간단한 프로세스/로드맵

그리고 문장을 줄이는 원칙은 단 하나입니다.

Simple. “간결은 자신감, 장황은 두려움.”
준비한 사람에겐 스트레스, 청중에겐 지루함인 프레젠테이션이 너무 많습니다.
더 적은 단어, 더 적은 슬라이드, 더 적은 시각자료를 목표로 하세요.

4) 꾸미지 말고 “가독성”만 생각하라: 기본 스킬 10

실무에서 PPT는 “예쁜 문서”가 아니라 빨리 읽히는 문서가 이깁니다.
가독성을 만드는 핵심은 사실 3가지뿐입니다.

1. 간격(여백)을 균일하게

2. 정렬을 올바르게

3. 통일감 있게 다듬기

이 3가지만 지켜도 문서는 급격히 깔끔해집니다.
아래는 강의에서 바로 쓰게 만드는 기본 스킬 10입니다.

파워포인트 기본 스킬 10

1. 그룹 묶기/해제: Ctrl + G / Ctrl + Shift + G

2. 수평/수직으로 복사(일직선 복제): Ctrl + Shift + 드래그

3. 서식 복사(글꼴/크기/색): Ctrl + Shift + C / Ctrl + Shift + V

4. 도형 점 편집: 도형 우클릭 → 점 편집

5. 도형 병합(조각 등): 도형서식 → 도형 병합 → 조각

6. 안내선(완벽한 좌우대칭의 시작): 보기 → 안내선 ★제가 개인적으로 가장 중요하게 여기는 기본입니다.

7. 슬라이드 마스터(자주 쓰는 양식 고정): 보기 → 슬라이드 마스터

   • TIP: 마스터에서 개체 틀 삽입하면 이미지 비율 안 깨지고 “틀”에 쏙

   • 슬라이드 우클릭 → 레이아웃으로 빠르게 변경

8. 도형에 맞춰 이미지 자르기: 자르기 → 도형에 맞춰 자르기

9. 정렬/맞춤(가독성의 핵심): 홈 → 정렬 → 맞춤

   • 왼/가운데/오른쪽, 위/중간/아래, 가로/세로 간격 동일

10. 이미지 & 아이콘 삽입(빠른 이해 유도): 삽입 → 그림/아이콘

• 발표 시 필요한 애니메이션: 애니메이션 → 나타내기/강조/끝내기/이동

5) PPT를 더 단순하게 만드는 5가지 팁

Tip 1) 슬라이드보다 먼저 “손 메모”로 결과부터 쓴다

• 저의 경우 원하는 결과와 이를 뒷받침할 근거 3~5개를 노트에 먼저 씁니다.

• 빈 슬라이드를 보고 멍하니 있는 것보다 훨씬 도움이 됩니다.

• 마치 배심원 앞에서 설명하듯 구체적으로 적으면 그것이 개요가 됩니다.

Tip 2) 모든 슬라이드는 단순화: 글꼴과 스타일은 ‘각각 1개’

• 발표용이라면 각 슬라이드는 고속도로 광고판입니다.

• 따라서 너무 많은 내용이 복잡하게 담기면 설득은 어렵습니다.

• 슬라이드 한 장 = 메시지 한 개가 기본입니다.

Tip 3) 사진은 기억률을 끌어올린다: 이미지 + 몇 개의 단어

• HR은 ‘사람 이야기’가 많습니다.

• 장황한 스토리보다 강력한 이미지 한 장이 나을 수 있습니다.

• 교육 현장/워크숍/인터뷰/현장 사진 한 장이 텍스트 10줄을 이깁니다.

Tip 4) 짧게 만들기: 20장을 넣고 싶으면 2장을 넣어라

• 근거를 늘리기보다 근거를 고르는 능력이 중요합니다.

• 주제는 3~5개의 근거로 뒷받침될 때 가장 잘 처리됩니다.

Tip 5) 원하는 것을 “직접적으로” 표현하라

• 아래 문장을 문서 첫 장에라도 스스로 채워보세요.

  • “나는 이 문서를 통해 ______을/를 얻기(달성하기) 위해 자료를 준비했다.”

• 결국 Why가 가장 중요합니다.

마무리: PPT는 ‘디자인’이 아니라 ‘의사결정 도구’다

HR 문서의 본질은 감탄이 아니라 결정과 실행입니다.
그러니 PPT 실력은 결국 아래 한 문장으로 정리됩니다.

“읽히게 만들고, 이해시키고, 결정하게 만드는 힘.”

오늘부터는 슬라이드를 켜기 전에 딱 두 가지만 먼저 해보세요.

1. Why–IF–How–What 4문장 메모

2. 1page 3단 구성(핵심 메시지–3개 근거–한눈 구조)

이 두 가지가 잡히면, PPT는 더 이상 “재능의 영역”이 아니라 승진의 강력한 무기 영역이 됩니다.