총무 4년 차는 처음이라 : 걸림돌, 왜 하필 거기에 박혀있을까?

회사의 뒷바라지를 하다 보면, 왜 인지 모를 숨이 막히는 순간을 자주 경험해요.

생각해보면 대단한 문제가 아니라 넘어 가는데,

어느 순간 뒤를 돌아보면…모난 것들이 꽤 많이 솟아 있어요.

1) 누군가 심어놓은 ‘못’으로 볼 것인가, 미처 발견하지 못한 ‘걸림돌’로 볼 것인가

반복성 업무가 많은 직무일수록 ‘처리만 되면 됐지’ 하고 프로세스를 그냥 두기 쉬워요.

솔직히 그때는 대수롭지 않아요. 당장 급한 불이 꺼졌으니까요.

그런데 그렇게 쌓인 모난 것들은, 꼭 일이 많아질 때 한꺼번에 올라와요.

수없이 걸려 넘어지고, 아프고, 체력이 빠지고, 성한 곳이 없는 하루를 보내요.

제가 보기엔 모난 것들은 크게 두 가지예요.

• 일부러 박아 놓은 못

• 부딪히다보니 뾰족해진 걸림돌

내가 지금 밟으려는 게 무엇인지, 형태를 판단하고 그에 맞게 대처하는 것이 가장 중요해요.

2) ‘못’의 특징 - 적절한 ‘빠루’로 한번에 뽑아야 한다.

• 재직증명서 등을 발급해 달라고 함.

• 파일/양식이 있는지 물어 봄.

• 우편물/택배 어떻게 보내는지 물어 봄.

사실 박혀있는 ‘못’은 내가 자초한 경우가 대부분이에요.

급하다고 DM 오면 바로 처리해주고, 또 오면 또 처리해주고…

그러다 보면 ‘질문하면 해결되는 프로세스’가 기본값이 되거든요.

50명이 어느 순간 300명이 되면, 그때부터는 못이 아니라 못 밭이 된답니다 ㅠㅠ

조금 귀찮아 질 때 즈음이 못을 뽑기 가장 좋은 타이밍이고, 공식에 맞춰 해결 하는 게 좋아요.

담당자를 정한다 -> 한 곳에 모은다 -> 눈에 띄게 게시한다

이렇게 깔끔하게 못을 뽑아 놓고 나면 티가 안 나요. 그래서 사람들이 ‘원래 됐던 거’라고 생각해요.

티가 안 나도, 반복된 물음이 없어지면 내가 편해진답니다 :)

3) ‘걸림돌’의 특징 - 보일 때 마다 다듬어 ‘방지턱’으로 만들어야 한다.

• “기념품 뭐 있어요? 몇 개 남았어요?

  • “00개 남아있습니다.”

• “외근가야 하는데 법인차량 남아있나요?”

  • “네, 지금 1대 주차되어 있습니다.”

• “조명이 나갔어요.”

  • “지금 갑니다!!” (호다닥)

보통 한 번에 뺄 수 있는 ‘못’으로 오해할 수도 있어요. 쉽게 빼냈다고 생각하지만 정작 물음은 끊이지 않아요.

도구를 잘못 사용하면, 억울하게 매번 같은 방식으로 걸려 넘어질 수 있어요.

그럴 때는 들고 있는 빠루를 당장 버리고, 이 문제를 ‘돌’로 인식하는 게 중요해요.

• 입출고 시스템 제작(자동화) > 전체 가이드

  • 월 정기 창고 재고 현황 보고 가능

• 법인차량 이용 대장 작성 > 월 렌탈비/유류비 계산 > 공유차량 플랫폼 이용계약

  • 법인차량 운영 지침 기획 및 보고 가능

• 월 조명 교체 및 가구 수리 횟수 확인 > 업체 별 담당자 및 비용 확인

  • 사무실 정기 점검일 셋팅 가능

이처럼 다양한 공구를 들고 ‘방지턱’을 만들어야 해요.

최소 1-2달의 장기적인 기획으로 문제를 다방면으로 해석하고, 이에 맞는 해결 방안을 강구해야해요.

방지턱이 생기면 처음엔 불평이 나올 수 밖에 없어요.

정상이에요. 방지턱은 원래 불편하거든요.

그 불편은 사실 사고를 줄이는 비용이라는 걸, 총무라면 꼭 알게 될 거에요 🙂

4) 구멍을 메우고 굴곡을 다듬어라. - 일곱 번 넘어져도 괜찮아요.

단, ‘불편’은 무시하면 절대 안돼요!

못을 제거하거나 방지턱으로 만들어도, 빈 구멍이나 언발란스한 굴곡은 여전히 존재해요.

그걸 방치하면 다시 다른 방식으로 넘어질 수 있어요.

하지만, 이 불편을 잘 이용해보세요.

• 한 번 걸림 = 리스트 정리

• 두 번 걸림 = 기준 잡기

• 세 번 이상 걸림 = 프로세스 정리 필요

걸려 넘어지는 횟수가 늘어날수록 회사의 시스템으로 정착되고,

총무로서의 스킬과 노하우를 만들어 갈 수 있답니다.

5) 넘어져도 크게 다치진 않더라. - 멋있게 피리를 불어요.

모난 곳에 반응하는 방법은 크게 세 가지가 있어요.

• 걸려 넘어진다.

• 눈 앞에서 간신히 발견하고 넘어간다.

• (아무 생각 없이) 밟고 지나간다.

사실 뒤를 돌아보거나 거기에 모난 것들을 발견 하는 것이 쉽진 않아요.

하지만 이것들이 앞으로의 총무 업무를 더욱 효율적이고 즐겁게 해낼 수 있는 요소들인 것 같아요.

걸림돌을 볼 때마다 “또 시작이네.”라고만 생각하지 말고,

회사의 일부분이 될 수 있는 ‘기회’로 받아들여 보세요.

그 순간부터 업무는 빨라지고,

내 체력은 덜 빠지고,

회사는 조금 더 안정적으로 굴러갑니다 :)