멀티태스킹 역량 향상
IT기술, AI의 등장, 휴머노이드 로봇의 진화 등… 최근의 세상이 급속도로 빠르게 변화하는 시대라고 합니다만, 과연 2025년 9월말 현재, 지금이 가장 빠르게 변화하는 시대일까요? 빠르다 라는 말들은 제가 중학생이었던 학창시절에도, 대학생이던 2000년대 초중반에도, 스마트폰이 본격적으로 보급된 2010년대 초반에도, 항상 “지금 세상이 가장 빠르게 변화하는 놀라운 속도다” 라는 표현을 했던 것 같습니다.
모르긴 몰라도 1800년대에도, 1900년대에도, 당시를 살았던 인류 선배님들은 그 시절이 가장 빠르게 변화하는 시대라고 평가를 했을 것입니다.
하여, 이 “속도”가 “정말 빨라” 라고 하는 워딩에는 사실 저는 크게 충격/영향을 받거나 흔들리지는 않습니다. 내일은, 모레는 더 빨라질 테니까요.
그럼에도 계속 빨라지는 이 속도의 시대와, 누적되어 가는 책임(R&R) 크기에 맞게 가장 크게 변화한 저의 역량적인 부분은 “멀티 태스킹”입니다. 멀티 태스킹을 핸들링하는 것에 자유롭고 노련해졌다는 것입니다.
계획한 일이 그 하루에 온전히 그 계획만으로 처리하고 끝나질 수 있느냐? 그런 날은 오히려 이상한 날입니다. 대략 과장 초반정도로 진입한 시점부터는 (경력년차의 중간 지점 이상의 의미) 하루 업무 리스트에 계획된 것 70%, 중도에 치고 들어온 새로운 task가 20~30%정도를 차지했었습니다.
현재 인사팀장 8년차 정도의 생활은 계획된 것 50%~60%, 계획에 없던 New Task가 40%~50%를 차지하는 것 같습니다. 과장 초반에는 이 “중도에 치고 들어온 업무” 때문에 스트레스를 많이 받고 하소연을 종종 했던 것 같습니다. ‘오늘 하루에 다 끝낼 수 있는 일이 갑작스럽게 중간에 튀어나온 훼방꾼? 같은 이슈때문에 2~3일 더 연장되었으니까요.’
이해할 수 없는 업무 부여/추가/돌발상황 발생 이런 복합적인 상태들로 인한 두통이 꽤나 심했던 것 같습니다. 확실하지 않고 모호한, 미적지근?한 상태를 받아들이기 힘들었던 연륜이었던 것이지요.
대기업이 아닌 스타트업으로 이직하면서는 상황은 훨씬 더 chaos(혼돈) 같아졌습니다. 하루의 업무리스트를 당일 아침 출근하자마자 반드시 작성하고 업무를 시작하는 편인데, 퇴근 시간에 보면 10개 중 4개 정도 지워져있고 새로운 3-4개가 추가되어 리스트에 부유하고 있었습니다.
실무형 팀장들이 대부분인 스타트업과 중소기업의 현실에서는 팀장이라도 실무의 비율이 60% 도 넘기에 복잡성은 더욱 큽니다.
온전한 한 업무 단위의 실무자이자, 팀원들의 업무를 살펴보고 의견을 주고, 의사결정을 하는 역할까지 다 한다는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 특히, 팀의 업무가 버티컬로 전문적인 커리큘럼에 특화된 조직 (일명 Specialist형 팀 - 채용팀, 평가/보상팀, 교육팀 등) 이 아닌, Broad한 HR/총무 전반을 맡고 있는 경우는 더욱 멀티태스킹이 빈번하며, 능해야 합니다.
최소 1시간 혹은 30분단위의 캘린더 일정이 아닌, 15분 정도의 단위의 일정들이 모여 하루가 돌아가는 때도 종종 있는 것 같습니다.
하지만, 이렇게 멀티태스킹을 한지 수년차가 되자 나름의 노하우가 쌓여, 이제는 순간 순간마다 두뇌의 특정 활성화 부위를 계속 집중화하고 바로 바로 갈아타가면서 집중력있고 속도감있게 일할 수 있게 되었습니다.
제가 생각하는 멀티태스킹 역량은 다음과 같습니다.
인지적 전환 능력(Cognitive Flexibility)
멀티태스킹은 빠른 맥락 전환(context switching)을 요구합니다. 즉, 이질적인 과업 간의 전환에서 손실되는 ‘전환 비용’을 최소화하는 작업 전환 스킬이 필요합니다. 관심을 A -> B로 빠르게 전환하려면, 전의 과업이 끝나면 얼른 그에 대한 생각을 정리하고 바로 B에 집중할 수 있는 ’순간 집중력’이 필요합니다.
하루 중 에너지 레벨을 고려하여 고도의 집중이 필요한 업무를 오전에, 루틴성 업무를 오후에 배치하는 식으로 인지적 리듬과 업무 리듬을 맞추는 기술도 도움이 됩니다.
‘완벽함’보다 ‘적시성(Timeliness)’ 을 우위에 두는 태도
특히, 팀장은 업무를 ‘끝내는 것’ 자체보다 결정과 실행의 속도를 중시해야 합니다. 즉, 70% 완성도일 때, 팀원에게 피드백을 충분히 줄 수 있어야 하고, 추후 조금 더 완성형으로 보완하는 방식이 멀티태스킹 환경에서 더 적합합니다.
팀원들의 여러가지 다양한 업무 태스크의 일정들을 투명하게 볼 수 있는 Tool들이 요즘에는 다양하게 많으니, 충분히 활용하면서 -> 팀원들이 ‘완벽’에 집착하고 매몰되기 전에, 일정 시간이 지나면 중간 조율을 하라는 메시지를 주어야 합니다.
팀장의 결재함에 미결재된 문서가 쌓이는 것은 적어도 24시간을 넘기지 않도록 바로 바로 판단하고 결재/반려 등 의사결정을 해주어야 합니다. 그래야 팀원이 다음 태스크로 안정적으로 넘어갈 수 있기 때문입니다. 아주 기본적인 것인데도, 2일이 지나도 메일 확인을 안하는 리더, 결재함에 수십개의 문서를 3일 이상 쌓아두는 리더도 많이 봤습니다.
위임 및 협업(Delegation & Collaboration)
모든 것을 직접 처리하기보다, 핵심 의사결정과 조율에 집중하고 팀원의 역량을 정확히 진단하고, 적절한 수준의 권한을 위임할 줄 아는 능력이 곧 멀티태스킹 역량입니다.
리더가 ‘병목(bottleneck)’이 되지 않고, 훌륭한 코치 혹은 의사결정자가 되는 길이 적적할 위임입니다. 위임을 현명하게 잘하는 것도 능력입니다. 믿을 만한 팀원을 발굴하고, 육성을 해 놓아야 위임에 대한 안전감이 생길 수 있으니 팀원 육성에 대한 부분도 평소 신경써야 합니다.
멀티태스킹을 잘 하는 것 = 일을 잘하는 것 이라고 해도 과언이 아닌 환경/시대에 살고 있습니다. 특히나 리더십, 특히나 다양한 영역을 한꺼번에 컨트롤해야하는 중소기업/스타트업에 계신 분들께 도움이 조금이라도 되길 바랍니다.
- 9월의 어느 차분한 주말, Wonnie-