반복 업무를 자동화 가능한 일로 바꾸는 법 (RPA)

RPA라고 하면 아직도 거창하게 느껴질 수 있습니다.

※ RPA(Robotic Process Automation, 로보틱 프로세스 자동화)는 사람이 컴퓨터 화면을 통해 수행하는 단순 반복적이고 규칙 기반의 사무 업무를 소프트웨어 '봇(Bot)'이 모방하여 대신 처리하는 자동화 기술

전문 개발자가 있어야 하고, 별도 솔루션을 도입해야 하고, 시스템 연동까지 해야 가능한 일처럼 보입니다.
물론 회사 전체 업무를 자동화하려면 그런 방식이 필요할 수 있습니다.

하지만 AX 관점에서 보면 시작은 조금 달라야 합니다.

처음부터 큰 시스템을 만드는 것이 아니라,
내가 매일 반복하는 작은 업무 하나를 자동화 가능한 구조로 바꾸는 것부터 시작하면 됩니다.

사람이 매번 손으로 반복하면 단순 작업이 됩니다.
하지만 이 흐름을 규칙으로 정리하면 자동화의 대상이 됩니다.

여기서 저는 클로드를 활용하고 있습니다.

클로드에게 단순히 “RPA 만들어줘”라고 요청하는 것보다 먼저 해야 할 일이 있습니다.
내가 자동화하려는 업무를 구체적으로 설명하는 것입니다.

예를 들면 이렇게 요청할 수 있습니다.

“매월 입퇴사자 엑셀 파일을 기준으로 입사자, 퇴사자, 4대보험 신고 대상자를 구분하고, 누락 항목을 표시한 뒤, 담당자에게 보낼 안내문 초안을 만들어주는 자동화 화면을 만들어줘.”

이 요청에는 중요한 요소가 들어 있습니다.

1. 어떤 자료를 사용할 것인지,

2. 무엇을 구분할 것인지,

3. 어떤 오류를 확인할 것인지,

4. 최종 결과물을 어떤 형태로 받을 것인지가 포함되어 있습니다.

이렇게 업무를 구조화하면 클로드는 단순히 문장을 작성하는 도구가 아니라, 자동화 흐름을 설계하는 파트너가 됩니다.

실제로 RPA 형태로 활용해보면 생각보다 많은 반복 업무가 자동화 대상이 될 수 있습니다.

단순히 문서를 작성하거나 내용을 요약하는 수준을 넘어, 지정된 사이트에 로그인하고, 필요한 데이터를 다운로드한 뒤, 정해진 시간에 반복 업무를 수행하고, 그 결과를 자체적으로 엑셀 파일로 생성하는 방식까지 구현할 수 있었습니다.

이 지점에서 중요한 것은 “AI가 어디까지 할 수 있느냐”보다 “우리가 어떤 업무를 AI가 수행할 수 있는 단위로 나누어 줄 수 있느냐”입니다.

예를 들어 매일 또는 매주 반복되는 업무라면 다음과 같이 구조화할 수 있습니다.

1. 어느 사이트에 접속할 것인지,

2. 어떤 메뉴에서 데이터를 받을 것인지,

3. 어떤 조건으로 파일을 내려받을 것인지,

4. 다운로드한 자료를 어떤 기준으로 정리할 것인지,

5. 최종 결과물을 엑셀로 만들 것인지,

6. 누가 검토하고 어떻게 활용할 것인지.

이 흐름이 명확해지면 AI와 RPA는 단순 보조 도구를 넘어 반복 업무를 수행하는 실행 도구가 될 수 있습니다.

간단한 업무라면 엑셀 수식이나 매크로 수준으로 시작할 수 있습니다.
조금 더 복잡한 업무라면 HTML 기반의 입력 화면을 만들 수 있습니다.
반복 검증이 필요하다면 파일을 읽고 결과를 정리하는 코드로 확장할 수도 있습니다.
구글 시트를 사용한다면 Apps Script 형태로 자동화할 수도 있습니다.

중요한 것은 기술 자체가 아닙니다.

자동화할 업무를 사람이 먼저 정의해야 한다는 점입니다.

RPA는 사람이 하기 싫은 일을 AI에게 던지는 것이 아닙니다.

업무 기준이 정리되지 않은 상태에서 “계약서 검토 자동화해줘”라고 하면 결과는 불안정할 수밖에 없습니다.

AI는 기준이 없는 업무를 대신 판단해주는 존재가 아닙니다.
우리가 정리한 기준을 더 빠르게 적용하도록 돕는 도구입니다.

다만 모든 업무를 자동화할 수 있다는 뜻은 아닙니다.

특히 사이트 로그인, 개인정보, 권한 관리, 보안 정책, 이용약관, 내부 승인 절차는 반드시 함께 검토해야 합니다. HR 업무는 임직원 정보와 민감한 데이터가 포함될 수 있기 때문에 자동화보다 먼저 통제 기준을 세우는 것이 중요합니다.

※ 대한민국은 AI 기본법을 세계 최초로 전면 시행했습니다.

RPA의 핵심은 버튼을 대신 누르게 하는 것이 아닙니다. 반복되는 업무 흐름을 명확히 정의하고, 그 흐름 안에서 사람이 해야 할 판단과 AI가 수행할 작업을 구분하는 것입니다.

AX는 대단한 기술 프로젝트에서만 시작되는 것이 아닙니다.
내가 오늘 반복한 일을 내일도 똑같이 반복하지 않기 위해, 그 일을 구조화하는 순간부터 시작됩니다.

AI가 업무를 대신하는 것이 아니라, HR 담당자가 업무의 기준을 정하고, AI가 그 기준에 따라 움직이게 만들어야 하기 때문입니다.

오늘의 핵심은 이것입니다.

클로드로 RPA를 만든다는 것은, AI에게 일을 시키는 것이 아니라 내 일을 자동화 가능한 기준으로 다시 설계하는 일이다. 그리고 생각보다 그렇게 어렵지 않다는 것입니다. 바로 실행해보세요!!

※ 참고로 영어는 문맹에 가까우며, 파일 변환 시 오류 텍스트가 프로그래밍 언어라고 생각하는 1인이었습니다. 지금도 보다 보면 무슨 내용인지, 일기를 쓴건지 전혀 이해안되지만 무작정 따라하고 있습니다.