보고를 위한 보고의 반복, 이제는 그만해야
회사를 다니는 사람이라면 누구나 접하게 되고 고민하는 문제가 보고서이다.
이번 주까지 보고서 써야 하는데 아 팀장 리뷰는 또 어떻게 하지?
이런 고민을 매일 하며 회사 생활을 하게 된다.
재미있는 점은 이 보고서가 ‘그때 그때 달라요’의 대표적인 예라는 것이다.
원래 보고서는 진행되는 업무를 명확히 알리고 경영진은 이를 바탕으로
업무를 파악하고 추가 내용을 지시하거나 의사 결정이 필요한 부분은
의사 결정을 하게 해주는 역할을 한다.
하지만 현실에서는 보고서가 보고를 위한 보고서가 되어버린다.
무슨 말이냐 하면, 현실에 대해 있는 그대로 보고서를 쓰면
바로 위의 상사가 이런 말을 한다.
'이걸 어떻게 들고 가... 이건 못하지 다시 써와'
이 말은 보고서의 내용이 맞지만 임원들에게 보고 못한다는 뜻이다.
즉, 그대로 보고하면 통과도 안되고 좋은 소리도 못 듣기에 그들에게 불안감을
조성하는 내용은 빼고 그냥 안정적인 내용의 보고서만 쓰라는 뜻이다.
실무 입장에서는 이해가 안간다.
자신이 맡은 업무에 대해 진척사항이나 의사결정이 필요한 사항을 작성했는데
그 본질이 바뀌는 부분이 생기는 부분에 대해서 이해가 안가는 것은 당연하다.
왜 이런 일이 발생하는 것일까?
자. 실무 A가 있고 그 위의 상사 B가 있고 그 위에 임원인 C가 있다.
그리고 마지막으로 팀장인 D가 있다.
팀장인 D에게 보고를 하기 위해 보고서를 작성하는데,
실무 A는 우선 보고서를 작성해서 B에게 리뷰를 받는다.
그리고 B는 자신의 스타일대로 A의 보고서를 리뷰한다.
'음 이건 아닌 거 같은데 다시 써. 내 생각엔 이게 맞아'
A는 B의 리뷰를 받아서 보고서를 다시 쓴다.
그리고 A와 B는 수정된 보고서를 들고 임원인 C에게로 찾아간다.
임원C는 보자마자 B에게 한마디 한다.
'아니 B 부장 내가 몇 번을 말했는데 보고서를 이렇게 썼나?'
이에 B는 A를 바라보며,
'죄송합니다. 제가 A를 가이드를 못했습니다. 다시 가져오겠습니다'
하며, 본인이 리뷰하고 가이드 한 보고서를 A의 탓으로 돌린다.
A는 황당할 지경이다. 하지만 이런 일이 한 두 번도 아니기에
'또 그러는구나. 그래, 맨날 보고서나 써라...' 라고 생각한다.
그리고 C의 성향에 맞춰서 보고서를 다시 써서 A,B,C는 보고서를 들고
팀장인 D에게로 향한다. 그리고 D의 한마디
'C상무, 이게 맞아요? 내가 말한게 하나도 안 들어가 있는데....'
이에 C상무는 B부장이 A에게 한 것과 똑같이 B부장 탓을 한다.
'죄송합니다. 제가 B부장에게 맡겼는데 제가 보도록 하겠습니다.'
B부장은 표정이 좋지 않고 A는 '거봐라, 너도 똑같다'며 속으로 웃고 있다.
결국 보고서 한 장을 위해서 4명의 사람이 소중한 시간을 낭비하고 있는 상황이다.
보고서의 원래 목적인 업무 상황에 대한 공유나 의사결정과는 거리가 먼 그런 상황.
여기에 우리나라 특유의 보고서 형식 문화까지 더해지면
실무진은 더 더욱 힘들어진다.
'아니. 글씨가 안좋아 보이는데, 거기는 왜 장평이 그런거야?
'음 보기 좋아 그대로 가자' (보고서 내용은 보지 않고 외형만 봄)
보고서가 내용이 중요한게 아니라 줄이 맞는지 폰트가 맞는지
간격이 맞는지 이런 것만 보는 것이다 (이건 드라마 김부장에서도 나온다)
그리고 조직에서는 임원들이 이렇게 이야기 한다.
자 이제 보고서는 한 장으로 가져오시고 최소화 하세요.
그리고 보고할 때 실무진 여러 명 데리고 오지 말고 한 명만 오세요.
하지만 실제 보고를 몇 번 하면 지시한 임원도 보고하는 부서장도 생각이 바뀌고
보고서의 장수가 늘어나고 보고에 참석하는 인원 또한 다시 예전과 같아진다.
AI가 확산되고 이제는 보고서 자체도
필요한 내용을 프롬프트를 잘 작성해서 입력하면 훌륭한 보고서가 바로 나온다.
더 이상 보고서 리뷰도 가이드도 필요가 없고,
임원도 본인이 필요한 내용은 바로 바로 AI를 활용해서 쓸 수 있는 시대이다.
이제는 우리가 그동안 해왔던 보고를 위한 보고인
'보고서 놀이'를 그만두어야 할 때이다.
보고서 놀이는 그만 두고 보고서의 진정한 목적에 맞도록
짧고 간결하게 업무의 생산성을 높이는데 보고서를 활용해야 한다.