새로운 기술이 조직에 정착하기 위해서 인사정책 프로모션이 필요합니다.

글을 작성하게 된 배경

사내 AI 도입을 활성화하기 위해 다각적인 소통이 이루어지고 있습니다. 특히 리더급 주도의 사용 권장뿐만 아니라, 인사 평가 제도 반영이나 사내 커뮤니티 운영 등을 통해 임직원의 자발적인 참여를 독려합니다.

직원들은 업무를 진행하면서 AI 활용을 해야지 하는 생각을 합니다. 그러나 업무를 하면서 점점 시간에 쫓기거나 막상 활용 대비 변수가 발생하는 것이 장벽으로 다가옵니다. 이전 직장에서 경험한 일이 이를 개선하는데 도움이 될 것 같아서 소개합니다.

당시에 업무 플랫폼 활용 마케팅 홍보에 대한 반응을 살펴봐야 했는데요. 본사와 협력하여 다양한 현장 의견을 수렴하고자 사용 장려를 권했습니다. 구성원 대상 가이드를 전파하고, 실제 사례도 발굴하여 전달했지만 복지부동이었죠.

실무와 평가가 괴리된 지표는 조직을 움직일 수 없기에, 저는 '지표의 실효성'과 '심리적 동기 부여'라는 두 가지 레버를 활용했습니다. 평가 요소와 직결된 신규 지표를 설계하여 실행력을 높였으며, 상대적으로 소외되었던 지역의 유의미한 수치를 발굴해 브랜드화(Branding)했습니다. 이러한 성공 경험의 확산은 대외적 이미지 제고는 물론, 각 담당자가 스스로 움직이게 만드는 강력한 트리거가 되었습니다.

• 문제 인식: 평가 체계와 무관한 정량 지표로 인해 조직 내 실행 동기 저하

• 지표 고도화: 실제 평가 요소와 연계된 지표 생성 및 월간 추이 관리

• 정착화 : 현장의 자발적 참여 및 조직 활성화 유도

AI를 활성화 하는 방법 3가지

상위 내용을 바탕으로 AI 활성화 하는 방법을 3가지로 정리합니다.

(1) 단기성과 지양, 분기/반기 단위로 기간 여유 갖기 → 문제인식+정착화

영업 프로모션은 속도전과 장기/단기 관리주기를 조절할 수 있는 것이 장점입니다.

다만, 너무 급하게 진행하면 일부 조직 구성원 외에는 포기자가(저관여 참여) 발생하여 점진적으로 사기를 높이려고 했던 의도와 다르게 침묵/침체 흐름으로 갈 수 있는 단점도 있습니다.

직무별 분기 단위 적용이 업무 흐름에 적합할 수도 있지만, 어떤 업무영역은 반기 단위로 추적 관리해서 중장기적으로 끌고 가야 합니다.

전사 KPI 와 연계할 수 있는 업무 조각을 나누고, 이를 학습하고 적용할 수 있는 샘플(프롬프트 등)을 제공하여 실행 전 간단하게 훑어보고 실습할 수 있는 환경을 제공해야 합니다.

구성원들이 실습한 행동 결과에 따른 성공/실패를 공유하는 자리를 마련하여 각자 직무에서 소화할 수 있는 작업 영역과 소요 시간을 파악합니다. AI활용 위원회/소모임/TF 등을 별도 임시조직으로 운영하면서 월/격월 등으로 잘 정착할 수 있도록 격려와 피드백 및 확산을 담당하는 구성원도 조직화 해야 합니다.

해당 위원회 등 임시조직 참여하는 구성원은 자진해서 참여하면 좋지만, 그게 어렵다고 하면 분기 단위 선발과 (외부 교육 지원도 포함) 연임제 등을 활용하여 꾸준한 학습 장려 문화를 위한 커뮤니티를 장려합니다.

(2) 행동 결과물 산출 기준, 기여도 누적 활용 → 지표 고도화 사전 작업

위 부분을 3가지 카데고리로 정리하면 아래와 같습니다.

행동 결과물 산출을 끌어내는 것이 1차 목표이기에 결과보다 과정을 중요하게 여겨야 합니다.

[ What ]

조직/개인이 처한 상황에서 해결 할 수 있는 문제, 풀어가고자 하는 상황, 업무 외적으로 접근할 수 있는 인지영역 확장을 돕는 자료취합 및 정보 서칭 작업을 과제로 부여합니다.

[ How ]

개인 작업을 바탕으로 프롬프트, 결과 예시를 1page에 작업 진행 합니다.

* 진행시 프롬프트 단계별 수정 이력 링크 공유 필요

구성원 협업을 위한 단체 토론이 가능한 수준의 이야기 소재 제시(3개), 구성원간 프롬프트 공유 및 발전을 위한 협업을 시작합니다. 구성원 개인마다 진행과정을 메모/이미지 등으로 기록 DB 진행을 동반합니다.

*협의 과정 회의, 할용 후 긍정적인 피드백으로 보완점 제시

[ impact ]

지식공유 빈도를 체크하여, 개인의 아이디어가 돋보적인 영향력을 주는 것이 있는지 확인 합니다.

그게 어렵다면, 학습 개선에 도움이 될 만한 정도인지 주관적인 설명을 덧붙여서 해당 내용에서 유의미한 키워드(지표)를 추출하여 평가요소 보완재로 활용합니다.

(3) 압박이 느껴지지 않는 선에서 협업/문제해결 패턴 발굴 → 기여도에 따른 누적 포인트 제도 운영

모든 과정은 압박이 느껴지지 않게 진행해야 합니다.

무조건 해야 한다는 생각을 갖고 진행하면, 억지로 만들어야 하는 성과를 상상하여 시나리오처럼 구성하는 현실과 동떨어진 일이 발생할 수 있기 때문입니다.

새로운 프로모션 제도를 운영할 때, 두 가지 방법으로 구성원이 느끼는 압박감을 최소화 합니다.

*이전 업종에서 활용한 방법이지만, 적절하게 응용하면 유용할 것 같습니다.

첫째, 작은 조직부터 움직이게 하는 진입장벽 완화 장치 마련!

*작은 조직 : 실행력이 낮은 구성원 그룹, 달성권역이 업무성격상 도달이 어려운 그룹 지칭

초기 정책을 살펴보면, 일부 상위 조직에서는 충분히 할 수 있다는 판단을 하고 여유를 가질 수 있습니다.

이와 다르게 업무성과 달성이 부족하다고 여기는 조직은 과연 할 수 있을지 의구심을 던지는데요.

흔히 상위 조직을 끌고 가면, 최소 조직의 60~70% 움직임을 동반할 수 있습니다. 그런데 이것도 특정 이슈로 운영되는 프로모션에서는 통하지만 진행의 빈도가 높아질 수록 (다양한 상황 변수에 따라 변화가 년도별 다를 경우) 어느 덧 무감각해지고 하는 사람만 진행하는 소수 인원으로 돌아가게 됩니다.

작은 조직이 자연스럽게 움직일 수 있는 진입장벽 완화가 필요합니다. 초에는 제도의 목표를 수정하지 못하지만, 가산점이나 안정적 참여 구간을 제공해 구성원들이 부담 없이 지속할 수 있는 환경을 만들어야 합니다.

낮은 비중의 조직도 충분히 참여할 수 있다는 신호를 주는 것은 전체 조직의 참여력을 점진적으로 높이는 데 큰 도움이 됩니다. 또한 운영 과정에서 발생하는 다양한 이슈를 안정적으로 관리하는 기반이 되기도 합니다. 시간이 다소 걸리더라도, 이러한 움직임이 만들어내는 영향력은 분명히 긍정적입니다.

둘째, 점진적으로 상위 조직의 움직임을 역량 강화 경쟁 구도 운영

앞서 언급한 작은 조직이 움직이기 시작하면?

그 다음은 상위조직도 이 분위기에 적극적으로 참여하여 상호간 경쟁이 아닌 개인과 개인의 경쟁 구도로 운영해야 합니다. 개인과 개인의 경쟁구도는 어설픈 말장난으로 여겨질 수 있습니다. 그런데 이렇게 이야기한 이유가 있습니다.

작은 조직의 움직임을 전사적으로 조명하고 그들의 역할을 적극적으로 홍보하면, 기존에 비주류로 여겨지던 그룹이 새로운 주류 관심사로 부상하는 분위기를 만들 수 있습니다. 큰 조직의 구성원들에게도 ‘우리도 움직여야 한다’는 동기를 자연스럽게 유발합니다.

여기서 중요한 것은 상호간 경쟁으로 가는 분위기를 최대한 개인의 역량 강화를 위한 내적 경쟁 구도로 판을 구성한다는 것을 자연스럽게 인지 시켜야 합니다. 영업실적이나 인사제도가 비슷하다고 할 수 없지만, 조직의 성과에 기여를 하는 것이 개인의 역량 강화와 긍정적인 평판을 형성하는데 동일하게 이어진다는 것을 이야기 합니다.

조직에 정착하는 정책의 성공 요소는 …

조직에 안정적으로 정책이 돌아가게 하려면 구성원이 참여하는 분위기가 이어져야 합니다.

단순히 참여한 기분을 느끼게 하는 것이 아니라 얼마나 조직 변화에 기여했는지 알 수 있어야 합니다.

구성원이 프로모션 참여를 통해 학습하고 성장하면서 서로의 경험을 나누는 네트워킹도 진행해야 합니다.

프로모션은 단기간 홍보에 그칠 수 있지만, 장기적으로 이를 정착하고 지속할 수 있는 원동력이 되기 위해서는 개인의 시간 투입에 대한 조직의 인정, 조직 구성원의 다양한 참여층을 형성하여 일회성 비주류로 남지 않게 해야 합니다.

사내 AI 활용도 이와 유사한 프로모션 정책으로 운영된다면?

초기에는 구성원 관심이 낮아 우여곡절을 겪을 수 있지만, 업무의 작은 틈새 및 일상적인 활동에도 적용할 수 있도록 다양한 방식으로 접근하면 변화를 이끌 수 있습니다.

✒️ Chat GPT와 함께 방법의 구체화를 논의해봤어요.

다음 글에서 내용 소개합니다. (누적 기여 포인트 제도)