요즘 HR 현장에서도 “생성형 AI를 도입해야 할까요?”라는 질문을 자주 듣습니다. 제 대답은 단순합니다. 도입 여부를 논하기 전에, 먼저 ‘한 번’ 직접 써보는 경험이 필요합니다.
생성형 AI는 사람을 대체하는 기술이라기보다, 업무의 시작을 돕고 속도를 끌어올려 주는 ‘AI 동료’에 가깝습니다. 특히 메일, 보고서, 회의 준비처럼 반복적이면서도 시간이 많이 드는 일에서 체감 효과가 큽니다.

1) 왜 지금 생성형 AI를 써야 하는가?

생성형 AI는 ‘대체’의 도구가 아니라 속도와 품질을 동시에 올려주는 개인 비서입니다.
실제 업무에서는 이런 상황이 반복됩니다.

업무 현실

• 메일 정리, 보고서 초안, 기획 아이디어… 항상 시간은 부족

• 대부분은 “어떻게 시작하지?”에서 멈춥니다
  → 백지 앞에서 멈추는 시간이 가장 비쌉니다. 사람이 가장 중요한 딜레이의 출발점입니다.

생성형 AI의 역할

• 0 → 1을 가장 빠르게 만들어주는 도구

• 완성품을 ‘대신’ 만드는 게 아니라
  초안·정리·아이디어의 파트너가 되어줍니다.

핵심은 이것입니다.
초안은 AI가, 판단과 책임은 사람이.

2) 생성형 AI는 무엇인가?

생성형 AI(예: ChatGPT)는 질문을 이해하고, 문맥에 맞는 답을 만들어 주는 대화형 AI입니다. 특히 아래 업무에 강합니다.

3) 이런 업무에서 “오늘 바로” 쓸 수 있습니다

생성형 AI는 거창한 프로젝트가 아니라 오늘 업무 한 건으로 시작하는 게 가장 좋습니다.

① 메일 정리/작성

• 장황한 메일 → 핵심 요약

• 감정 섞인 메일 → 정중한 업무 문장으로 변환

• 국문 메일 → 영어/중국어/일어 등으로 변환

활용 예: 상사 공유 메일, 고객 응대 메일, 내부 공지 초안

② 기획 아이디어/회의 준비

• 아이디어가 막힐 때 ‘생각 정리 파트너’

• 회의 전에 아젠다·논점·리스크를 빠르게 정리

활용 예: 문제 해결 아이디어, 원인 분석, 회의 아젠다 정리

③ 보고서·자료 초안

• 백지에서 멈추지 않게 해줍니다

• 구조(목차)부터 잡아주면 이후 작성이 빨라집니다

활용 예: 기획안 목차, 보고서 요약본, 발표 스크립트 초안

4) 가장 중요한 핵심: “프롬프팅(Prompting)”

생성형 AI 활용의 성패는 ‘기술’이 아니라 요청 방식(프롬프트)에서 갈립니다.

❌ 잘 안 되는 요청(추상적)

• “기획안 만들어줘”

• “번역해줘”

⭕ 잘 되는 요청(구체적)

좋은 요청 공식 = 상황 + 목적 + 대상 + 결과물 형태

• “OO 상황에서, OO 목적의 기획안을, OO 대상 기준으로, OO 형식으로 만들어줘”

• “해외 고객에게 보내는 메일로 정중하고 간결한 비즈니스 영어로 번역해줘”

5) 바로 써먹는 프롬프팅 예시(복붙용)

아래 예시는 그대로 복사해 쓰셔도 됩니다.

① 메일 요약 프롬프트

아래 메일 내용을 상사에게 보고하는 용도로 3줄 이내로 핵심만 정리해줘.

톤은 정중하고 간결하게 해줘.

[메일 내용 붙여넣기]

② 해외 고객용 메일 번역 프롬프트

아래 한국어 메일을 해외 고객에게 보내는 용도로 비즈니스 영어로 번역해줘.

조건:

- 정중하고 신뢰감 있는 톤

- 과도한 표현은 피하고 명확하게

- 이메일 형식 유지

[메일 내용 붙여넣기]

③ 데이터 분석 아이디어 제안 프롬프트

품질 불량 원인 파악 및 재발 방지를 위한 데이터 분석 아이디어를 제안해줘.

요구사항:

- 불량 패턴 탐색 아이디어

- 공정별/라인별 원인 분석 아이디어

- 불량률 예측 모델 가능성

- 상관관계 분석 대상 추천

- RCA를 위한 데이터 항목 제안

④ 경영진 보고용 기획안 목차 프롬프트

다음 주 경영진 보고용으로 ‘AI 활용 교육 도입’에 대한 기획안 목차를 만들어줘.

구성:

1. 추진 배경

2. 필요성

3. 기대 효과

4. 실행 방안

⑤ 말로 정리한 내용을 보고서 문장으로 변환

아래는 내가 말로 정리한 내용이야.

업무 보고용 문장으로 논리적으로 정리해줘.

문단은 3~5개로 나누고, 핵심 결론을 맨 위에 한 줄로 먼저 써줘.

[생각나는 대로 쓴 메모]

6) AI를 잘 쓰는 사람들의 공통점

생성형 AI를 “잘 쓰는 사람”은 결국 빨리 던지고, 빨리 고치는 사람입니다.

• ✔ 완벽한 질문을 하려고 하지 않는다

• ✔ 일단 던져보고, 고친다(리라이팅)

• ✔ 초안은 AI, 판단과 책임은 사람

6) 오늘의 미션(가장 중요)

생성형 AI는 ‘교육’보다 실행 1회가 효과가 큽니다.
아래 중 하나만 오늘 해보세요.

• 오늘 받은 메일 하나 → 생성형 AI로 요약

• 내 업무 고민 하나 → 생성형 AI에게 아이디어 요청

• 보고서/기획안 → 목차만 만들어 달라고 요청

기억할 한 문장
“생성형 AI는 잘 쓰는 사람이 아니라, 써본 사람이 먼저 앞서갑니다.”

7) 처음 쓰는 분들을 위한 팁

• 길게 설명해도 괜찮습니다.
  오히려 맥락이 많을수록 결과가 좋아집니다.

• 마음에 안 들면 이렇게 말해보세요.

  • “조금 더 간단하게”

  • “임원 보고용으로”

  • “실행 중심으로, 단계별로”

• 여러 번 수정 요청하는 것이 정상적인 사용 방식입니다.
  → AI는 ‘한 번에 완벽’보다 대화로 다듬기에 강합니다.

✨ HR의 관점에서, 생성형 AI는 ‘업무 습관’입니다

HR은 늘 “사람이 성장하는 방식”을 설계해 왔습니다. 생성형 AI도 마찬가지입니다. 기술 도입이 아니라 일하는 습관의 전환이 핵심입니다.
거창하게 시작할 필요 없습니다. 오늘 업무 한 건을 정리·초안·아이디어로 맡겨보는 순간, 생산성의 체감이 시작됩니다.