우리 회사에 탑승하신 것을 진심으로 환영합니다.

"신규입사자 여러분, 안녕하십니까. [우리 회사]✈️에 탑승하신 것을 진심으로 환영합니다. 저희 회사는 목적지인 [Mission&Vision]까지 신규입사자 여러분을 안전하게 모시겠습니다. 오늘 이 비행의 기장은 [CEO]👨‍✈️, 객실 승무원은 저[HR]👩‍✈️를 비롯한 [팀매니저]입니다. 편안하고 즐거운 여정이 되시기 바랍니다. 감사합니다."

우리가 공항에서 비행기를 타고 해외여행을 가는 상황을 상상해보자. 승무원의 불친절한 안내, 기장의 불명확한 멘트를 들었을 때, 여행에 대한 기대감은 순식간에 불안감으로 바뀔 수 있다. 이 지점이 모든 기업의 HR과 현업팀 매니저가 신규입사자의 온보딩에 신경을 많이 써야하는 이유다. 기나긴 채용 전형을 마치고 회사와 후보자가 아닌, 회사와 구성원으로 정식 관계를 맺어가는 시간이고, 이 시간을 어떻게 보내느냐가 신규입사자, 회사 모두에게 너무나 중요하다. 필자가 요새 하고 있는 업무 중, 가장 중요하게 접근하는 것이 바로 신규입사자 ‘온보딩’이다.

온보딩(On-Boarding)'은 "On the board" 또는 "Welcome on board"라는 표현에서 유래했다. 승객이나 승무원이 배, 비행기, 기차 등에 탑승하는 과정을 의미한다. 신규입사자를 '회사의 배(Ship)에 탑승한 새로운 선원'으로 비유한 것이다. 배가 목적지를 향해 안전하게 항해하려면 새로 탄 선원이 배의 구조를 익히고, 자신의 임무를 파악하며, 기존 선원들과 호흡을 맞춰야 하듯, 신규입사자도 조직에 적응하는 과정이 필요하므로 HR에서 '온보딩'을 사용하기 시작했다.

미국인사관리협회(SHRM)의 탈리아 바우어(Talya Bauer) 교수가 정립한 '온보딩의 4C 모델'은 신규입사자가 조직에 성공적으로 안착하기 위해 거쳐야 하는 4가지 단계를 설명한다. 이 4C는 뒤로 갈수록 난이도가 높고 조직의 성과에 더 결정적인 영향을 미치는 계층적 구조를 가지고 있으며, 하위 단계가 충족되어야 상위 단계로 매끄럽게 이동할 수 있지만, 필수적이지는 않다.

이미지 출처 : https://onboardingfaq.com/the-4cs-of-onboarding/

1️⃣Compliance (규정 준수)

"회사의 기본적인 규칙과 행정 절차를 익히는 단계"

비행기에 탑승하면 승무원이 가장 먼저, 좌석을 안내해주고 기내화물🧳 적재를 도와주고, 기내에서 준수해야할 것을 안내해주고, 비상상황 시 대처에 대해 알려주면서 실제로 행동을 보여준다. 더불어, 기장은 승객에게 항공기 이동 경로와 시간 등을 승객에게 안내하여 예측가능하게 정보를 공유한다.

신규입사자 온보딩 관점에서 위 절차는 보통 입사 전, 당일에 이루어지는 것이 대부분이다. 따라서 HR팀, 오피스팀이 메인 역할은 한다. 근로계약서와 각종 서류 작성 밎 제출, 회사의 HR제도, 주요 규정, 핏테스트에 대해 소개하고, 필수적인 교육을 제공한다. 이미 신규입사자의 좌석과 PC등은 입사 전 미리 세팅이 되어있다. 입사 당일에는 PC세팅, 필요한 SW, 툴 설치를 도와준다. 임원, 리더급이라면 의사결정 권한과 범위에 대한 안내도 필요하다.

2️⃣Clarification (역할 명확화)

"내가 무슨 일을 해서 어떻게 기여해야 하는지 아는 단계"

채용과정에서 JD는 있었지만, 상위 매니저와 입사 후 3개월(90일)에 대한 기대치(Expectation)를 맞추는게 매우 중요하다. 이는 팀매니저의 중요한 역할이다. 조직의 목표와 주요 업무를 공유해야하며, 신규입사자에게 기대하는 것을 구체적으로 말해주어야 한다. 더 나아가 의사결정 권한범위, 리포트 주기, 팀매니저와 의사소통 방식, 문제발생시 해결 프로토콜, 유관부서 및 협업대상 등을 아주 잘 알려주어야 한다. 특히, 과거의 히스토리를 어디서 볼 수 있는지를 투명하게 공유해야 한다. 안타깝게도대부분의 조기 퇴사 원인은 신규입사자가 생각한 역할과 회사가 기대하는 역할의 차이에서 시작된다.

3️⃣Culture (문화 적응)

"우리 회사가 일하는 방식과 핵심 가치를 체화하는 단계"

신규입사자에게 Culture OT를 통해 기업의 역사와 MVC, 일하는 방식 등을 설명한다. 그러나 이론적으로 듣는 것과 실제 공감하고 내제화, 체화되는 것에는 꽤 큰 간극이 있다. 그래서 팀매니저와 버디의 역할이 중요하다. 사실, 문화는 보이지 않는 규칙이기 때문에 컬처북, 규정에 없는 내용을 수시로 전달해주어야 하는데, 명문화된 선언보다는 실제로 그것이 어떻게 구성원의 일하는 방식과 행동으로 나타나는지 구체적으로 설명하고, 보여주는 것이 최고의 방법이다. 최대한 구체적으로 공유될 수록 시행착오 코스트를 줄일 수 있다.

4️⃣Connection (관계 구축)

"리더, 동료들과 신뢰를 쌓고 소속감을 느끼는 최고 단계"

"사람은 사람 때문에 행복하고 사람 때문에 불행하다"는 말이 있지 않은가. 신규입사자는 초기에 주변의 관심이 없으면 쉽게 고립될 수 있다. 따라서 조직 내에 심리적 안전감을 느낄 수 있는 네트워크를 빠르게 만들어주어야 한다. HR팀은 신규입사자들과의 웰컴 런치를 통해 관계형성을 도와줄 수 있다. 핵심은 버디의 역할이다. 타 부서 핵심 이해관계자(Stakeholders)와 적극적으로 커피챗을 어레인지 해줘야 한다. 특히, 시니어 신규입사자에게는 '사내에서 고민을 털어놓고 시스템이나 문화를 물어볼 수 있는 버디'가 반드시 필요하다. 또 버디가 공식 조직도 외에, 조직에서 실질적인 키맨(Key-man)이 누구인지, 유관 부서와의 협업 시 주의해야 할 성향이나 히스토리가 무엇인지 설명해주면, 신규입사자가 좋은 관계를 형성하며, 빠르게 조직문화에 적응하는데 큰 도움이 된다.

사실, 온보딩 기간에는 상위매니저와 관계가 가장 중요한데, 매니저와 신규입사자는 최소 1주단위로 1on1시간을 정기적으로 가져야 한다. 리소스가 허락된다면, 짧게라도 매일 하기를 권하고 싶다. 고민이 있는 신규입사자에게는 1주일도 너무 길게 느껴질 수 있다.

온보딩을 자세히 들여다보면, 주니어와 시니어에 따라 조금 접근이 다를 수 있다. 주니어 온보딩은 'Hand-holding(손잡고 이끌기)'이지만, 시니어 온보딩은 'Road-clearing(앞길의 장애물 치워주기)'이다. 특히, 시니어가 전 직장에서 가졌던 '성공 방정식'을 우리 회사에 무조건 대입하려 할 때, 무작정 수용 또는 반대가 아닌 이를 부드럽게 제동해주고 우리 문화에 적응할 수 있는 완충 기간을 HR과 경영진이 제도적, 문화적으로 보장해 주는 것이 핵심이다. 그러면 우리 회사기체가 목표를 지향하면서 마력이 훨씬 강해질 수 있다.

"인재를 채용하는 것은 경영의 시작일 뿐이다. 진짜 경영은 그들을 조직에 몰입시키는 온보딩에서 시작된다."

- 잭 웰치 (전 GE 회장) -