[인사담당자 일기] 바로 실행하는 온보딩 Tips!

2026년 1월 10일 토요일, 날씨 : 눈 내리고 추움

제목 : 바로 실행하는 온보딩 Tips!

오랜만에 군대 전우들을 만났다. 그래도 내 연락처를 수소문하여 식사 자리에 불러준 걸 보니 내가 군대생활을 영 이상하게 하진 않았나 보다. 참석자 중에는 놀랍게도 회사 대표가 둘이나 있었는데, 나는 HR 업무 하면서 먹고 산다고 하니 나에게 조언을 구했다. 회사 규모가 커지다 보니 예전엔 신경을 쓰지 않았던 입사자들에 대한 케어 관련 얘기였다. HRer들의 언어로 '온보딩'이 궁금한 것이었다. 나름 몇 가지 아이디어를 주었는데 그 중 일부를 정리해 본다.

채용이라는 업무를 세부적으로 일의 특성과 시간 순서에 따라 흔히 모집-선발-온보딩으로 구분한다. 예전에는 온보딩이 여기에 포함되지 못했다. 최종 합격자가 입사일에 무사히 출근하는 것까지 확인하면 채용 담당자는 마음을 놓으며 해당 채용 업무는 끝이었다. 이제는 온보딩도 입사자의 소속감과 몰입, 빠른 성과 창출, 리텐션 등 시간과 비용 측면에서 회사 경영에 매우 중요한 업무가 되었다.

온보딩은 그 궁극적 취지를 고려하면, 온보딩 중요성에 대한 현업 부서와의 공감대 형성과 협력 체계 구축, 그리고 짧게는 몇 달, 길게는 1년까지도 입사자의 적응을 위해 시행하는 일련의 프로그램이므로, 이것도 제대로 하려면 소위 HR 담당자의 공수도 많이 들고 때로는 현업에서 더 많은 노력이 필요하다. 오늘은 이런 중장기적이고 복잡한 얘기들은 차치하고, 입사 당일에 HR 담당자 선에서 당장 실행할 수 있는 몇 가지 팁을 정리해 본다.

내 경험 상 키워드는 두 가지다. '동선 활용'과 '개인화'이다.

그래, 그럴 듯한 영어도 붙여보자. 'All around me'와 'Only for me' 정도가 좋겠다.

입사자 입장에서는 입사 당일에 회사 안에서 내가 이동하는 곳마다 환영받고, 나에게 주어지는 것들이 오직 나를 위해 준비된 느낌을 가질 때 감동이 생긴다. 그렇게 만들어진 첫 인상은 친구나 가족에게 자랑도 하고, 인스타에도 올리고, 페북에 글로도 쓴다. 그렇게 형성된 회사에 대한 긍정적인 이미지는 오랜 기간 지속된다.

자, 그러면 입사 당일의 모습을 머릿 속에 그려보자.

1. 회사 입구 모니터

일단 출근을 하면 회사 건물 안으로 들어온다. 회사 입구에 큰 홍보용 모니터 같은 건 보통 하나씩 있다. 회사 로고나 홍보 영상이 상영되기도 하고, 공지사항 같은 것이 게시되기도 한다. 입사자가 있는 날에는 거기에 입사 환영 메시지를 넣자. 미리 입사자 사진파일을 접수하는 회사라면 사진을 함께 넣어도 좋다. 혹시 여행 중 내가 예약한 호텔 방에 처음 들어갔을 때 TV에 'Mr./Ms. 내이름, Welcome to 호텔명' 문구가 나왔던 있던 경험을 한 적이 있는가? TV를 켰을 때 그냥 일반 채널이 바로 나올 때와는 달리, 호텔이 나를 위해 특별히 준비한 느낌이 들어 여행 시작부터 기분이 좋아진다.

2. 오리엔테이션 PPT 표지

그리고 보통 채용담당자가 미리 잡아둔 오리엔테이션 장소로 이동한다. 통상 입사자들이 예정된 시간보다 조금 일찍 도착하므로 시작 시각 전까지 음악도 틀어 두고 간단히 다과도 제공한다. 그리고 스크린에는 보통 당일 오리엔테이션 자료 첫 페이지가 띄워져 있다. 여기에 ‘입사 교육’, '입사자 오리엔테이션'과 같이 지금 당장이라도 공문으로 보낼 것 같은 무미건조한 문서 제목 말고, '태건님의 입사를 환영합니다'와 같은 문구를 띄워놔 보자. 회의실에 들어오면서부터 미소 짓게 할 수 있다. 핵심은 입사자 이름을 넣는 것이다. 누구에게나 반복해서 활용할 수 있는 ‘입사를 환영합니다’는 의미가 없다. 좀 더 노력한다면 '긴장 풀고 편하게 다과를 즐기고 계시면 잠시 후 시작하겠습니다'와 같이 조금 더 서정적인 메시지를 더해도 좋겠다.

3. 회사 조직도

오리엔테이션이 시작되고 회사에 대해 설명을 하다 보면 조직도를 보여주기 마련이다. 보통 조직도는 월 1회 업데이트를 하는 경우가 많다. 그래서 전월 말이나 당월 초 기준으로 작성된 경우가 많다. 오리엔테이션 자료에는 손이 좀 가더라도 입사자 이름을 반영한 조직도를 보여주자. 사람은 기본적으로 본인과 상관 없는 일에는 관심이 적게 가기 마련이다. 본인이 입사한 회사지만 아직까지 소속감이 충분치 않은 상황에서 회사 조직도 정보는 객관적인 서류를 보는 느낌이 강하다. 근데 거기에 입사자 이름이 들어가 있고, 내 이름에 하이라이트가 되어 있는 상태에서 HR 담당자가 '태건님 이름은 여기에 있고, 팀장 및 동료들은 이렇게 구성되어 있습니다' 라고 한다면, 본인 부서에 배치가 되기도 전에 회사와 부서의 일원이라는 소속감을 순식간에 만들어 낼 수 있다. 우리 팀이고 우리 회사가 되는 것이다.

4. 웰컴키트 굿즈

오리엔테이션이 끝나면 보통 본인 자리로 안내를 받는다. 설레는 마음으로 자리에 앉았을 때 회사에서 미리 준비해 둔 웰컴키트가 앞에 놓여 있다. 이것 저것 꺼내보는 재미가 쏠쏠하다. 이 웰컴키트 굿즈를 최대한 개인화 해 보자. 별 것 아니다. 펜, 머그컵, 명합지갑 등 가능한 선에서 굿즈에 각인을 해 보자. 모두에게 똑같은 10만원짜리 볼펜보다 내 이름이 새겨진 나만의 1만원짜리 볼펜이 더 좋다. 10만원짜리는 창고에 쌓여 있는 수 백 개 중에 하나 꺼내 준 느낌이고, 1만원짜리 볼펜은 나를 위해 소중히 준비한 것 같다. 회사 로고와 내 이름이 나란히 새겨진 굿즈를 생활 속에서 반복해서 사용하게 되면, 광고에서 인지도와 호감도를 높이기 위해 활용하는 '단순 노출 효과(Mere Exposure Effect)'는 물론, 회사-본인 간 연관화와 사회적 정체성 강화를 통한 조직 소속감 향상 효과는 보너스다.

5. 업무용 PC 모니터

그리고는 컴퓨터를 켜 볼 것이다. 본체 돌아가는 소리가 나고 곧이어 모니터도 켜진다. 여기에 입사자 환영 메시지를 넣어 보자. 이것까지는 보통 잘 예상을 못한다. 예상치 못한 곳에서 감동은 더 크다.

이전 회사에서 사장님과의 간담회에 참석한 적이 있다. 이런 질문을 하셨다. '배우자에게 무슨 날 꽃 선물하는 것이 가장 감동적인지 아는 사람?'

'생일', '결혼기념일', ‘크리스마스’ '처음 만난지 며칠째' 등 참석자들의 다양한 대답들이 나왔다. 내 차례가 되어, 난 앞사람들과 다른 대답을 찾다가 이렇게 대답했다. '아무날도 아닌 날이요'. 내가 정답이었다. 아무런 기대가 없을 때의 선물이 더 큰 감동을 준다는 것이 사장님 교훈이었다.

아, 그리고 사족 하나를 붙이자면, 제발 컴퓨터 박스째로 입사자 책상 위에 그대로 올려두는 일은 피하자. 누군가는 언박싱의 재미를 이유로 언급하기도 하는데, 입사 첫 날에 입사자가 직접 PC를 세팅하고(책상 밑에 기어들어가 전선을 연결하는 상황도 만들어진다), 박스 먼지가 날리고, 쓰레기까지 버리는 일을 생각하면 온보딩 측면에서 단점이 더 크다. 그리고 입사자에 따라 PC 설치에 익숙치 않은 사람도 있을텐데, 입사 첫 날에 아직 낯선 옆자리 동료에게 물어보고 부탁하기에도 너무 눈치가 보인다. 그런 상황을 만들 필요가 없다.

6. 서랍 속 선물

PC가 잘 돌아가는 걸 확인하고 나면 책상 서랍도 하나씩 열어보기 시작한다. (이쯤에서 서랍 청소를 사전에 잘 해두란 말까지는 여기서 하지 않겠다. 근데 생각보다 잘 챙기지 못하는 부분이더라) 서랍 속에 가벼운 선물 하나를 넣어두자. 웰컴키트에서 다 받았다고 생각했는데, 여기서 하나 더 나오면 감동은 극대화 된다. 앞에서 말한 '아무 날도 아닌 날의 꽃 선물'을 생각해 보자. '요것까지 있을지 몰랐죠?' 같은 애교 있는 메모도 하나 붙여 놓으면 입사자의 은은한 미소도 얻어낼 수 있다. 선물로는 책 정도가 부담도 없고 회사가 원하는 방향으로 입사자 정서에도 영향을 줄 수 있어 추천한다. 어떤 책을 줄 것인지에 대해서는 Hiring manager들에게 자율권을 주는 것이 좋은데, Hiring manager가 선뜻 결정을 못하거나 책 수준이 부서마다 너무 제각각이어서 문제가 되면 HR에서 어느 정도 책 리스트를 구성하여 제공하는 것도 좋다. 여기서 아주 조금 더 감성적으로 접근하여 수준을 높여 본다면, 책 표지 안에 Hiring manager가 자필로 간단히 환영 인사를 해 주면 금상첨화다. 대단하지 않아도 된다. "태건님의 입사를 진심으로 환영합니다. 어려운 점이 있으면 언제든 편하게 말씀하시고 태건님이 잘 적응하고 성장할 수 있도록 적극 지원하겠습니다" 정도의 길이와 내용이면 충분하다. 내가 일전에 작성한 'K-HR의 강점'과도 맥락을 함께 한다. 건조한 이해관계 집단 속에서 따뜻한 인간미를 불어넣어 보자.

7. 필수 방문 장소

자리 세팅이 웬만큼 끝나면 보통은 팀원의 안내를 받아서 오피스 투어를 하거나 최소한 프린터는 어떻게 쓰는지, 탕비실은 어디에 있는지 정도는 안내 받으며 동행한다. 그렇게 입사 당일에 반드시 방문하는 공간에도 포스트잇에 환영 문구를 써서 붙여놔 보자. ‘태건님! 입사를 환영합니다’, ‘Welcome on board, Liam!’, ‘태건님, 긴장 풀고 즐기세요. 언제나 도와줄 동료들이 있습니다" 등이 사례가 될 수 있겠다. 입사자가 어디로 이동할지 이미 회사가 다 알고 있다는 느낌을 가지도록 하여, '회사'라는 가상의 페르소나가 계속 입사자 본인을 지켜보고 케어한다는 인식을 줄 수 있다. 또한 기존 임직원들도 사내 몇 군데 장소에서 입사 환영 메모를 보면서 오늘 누가 입사하는지 한 번 더 인식하게 되어 새로운 동료에 대한 인지와 수용도를 높일 수 있다.

이상 일곱 가지 포인트에서 보는 것과 같이 입사자의 동선 활용(All around me)과 개인화(Only for me)라는 두 키워드는 독립적인 것이 아니라 상호보완적이다. 함께 맞물려 작동할 때 시너지가 생긴다.

입사자는 채용담당자가 오랜 기간 공들여 만든 성과이다. 채용 과정 속에서 입사자와 많은 커뮤니케이션을 하며 이직 사유, 개인사 등의 민감한 사정도 알게 되고, 처우 협의 때에는 금전적인 논의까지 하면서 마음 속 깊은 곳까지 들어갔다가 나온다. 일로서 시작했는데 애증같은 감정도 생긴다. 냉정한 면에서 보면 내가 회사에 기여하는 방법이자, 월급을 받는 수단이기도 하다. 이런 나의 보물과도 같은 소중한 존재가 잔뜩 긴장하며 출근한 입사 첫 날에 기대 의상의 환영과 감동으로 샤워를 시켜줘 보자.

※ 본 글은 생성형 AI의 도움을 일절 받지 않았습니다. (이미지 제외)