Trend 2. AX-POWERED 총무 

지능형 자동화 시대, 사람만이 할 수 있는 일에 집중하기

→ 트렌드 코리아 'AX조직', '제로클릭' 연계

어느 날 아침, 한 기업이 'AI로 인한 직원 50% 감축' 기사를 발표했다.

그날 총무 단톡방은 유난히 시끄러웠다. 

"우리도 곧 저렇게 되는 거 아냐?"
"RPA 도입한다더니 결국 인원 줄이려는 거였어."
"이력서 다시 써야 하나..."

총무 직무를 가진 분들의 가장 큰 고민 중 하나가 바로 '직업의 안전감'이다.

 누구나 언제든 나를 대체할 수도 있다는 위기감. 그래서 다들 틈틈이 자격증을 따고, 새로운 스킬을 익히고, 생존을 위한 다양한 노력을 경주한다. 물론 다른 직무도 마찬가지겠지만, 실생활과 맞닿아 있는 총무 업무 특성상 특히 더 심하다.

"내가 해봐서 아는데..."

유독 이 말을 많이 듣는 직무가 총무다. 사공도 많고 간섭도 많다. 그 가운데서 어떻게든 오뚜기처럼 중심을 잘 잡아야 한다.

그런데 이제는 사람뿐 아니라 AI와도 경쟁해야 하는 걸까?

지능형 자동화와 '휴먼인더루프'

2026년은 AX(인공지능 대전환)가 현업에 본격적으로 적용되는 해다.

'트렌드 코리아 2026'이 제시한 'AX조직'으로의 변혁, 그 중심에 총무팀이 서 있다. 생성형 AI, LLM(대규모 언어 모델), 다기능 로봇. 이제는 단순히 반복 업무를 자동화하는 RPA(Robotic Process Automation)를 넘어, 인간의 개입 없이도 복잡한 프로세스를 처리하는 지능형 하이퍼오토메이션(Hyper automation)의 시대가 왔다.

유독 타 부서에 비해 단순 업무가 많은 총무팀의 업무 특성상, 계산서 처리, 서류 작업 같은 비본질적인 일들이 자동화 대상 1순위다. 전략적으로 접근 한다면 이런 일들을 줄여나가면서 우리는 더 가치 있는 일에 집중할 수 있다. 문제는, 과연 그럴 수 있을까 하는 불안감이다. 

GA's Agenda 1: 단순 RPA를 넘어선 '지능형 총무 자동화' 구축

총무 업무는 그 특성상 자동화에 가장 적합한 영역 중 하나다.

2026년 총무팀의 첫 번째 아젠다는 기술을 활용해 '반복 업무의 제로화'를 달성하는 것으로 설정해보면 어떨까?

그렇다면 구체적으로 어떤 업무를 자동화할 수 있을까?

 L사의 총무팀은 신규 입사자 온보딩 프로세스를 자동화했다. 슬랙과 구글 앱스크립트를 활용하여 데이터 입력 시 계정 생성, 안내문 발송 등 온보딩에 소요되는 단순 반복 업무를 자동화한 결과, 업무 시간이 상당히 줄었다고 한다.

나아가, LLM과 생성형 AI를 결합한 '총무 헬프데스크 챗봇' 도입은 어떨까?

"복지 규정이 뭔가요?"
"법인차량 신청 어떻게 하죠?"
"회의실 예약 정책 알려주세요"

이처럼 전 직원을 대상으로 무한 반복되는 문의를 AI 챗봇이 24/7 응대하도록 전환하는 것이다. 더 나아가 AI를 활용해 사무용품 수요를 예측하고, IoT와 공간 컴퓨팅 기술로 사무실 좌석 사용률이나 미팅룸 이용률을 실시간 분석하여 데이터 기반의 예측 관리를 실현할 수도 있다.

이는 '제로클릭(Zero-click)' 트렌드와 맞닿아 있다. 직원이 요청(클릭)하기도 전에 AI가 필요를 예측하고 도움을 주는 '예측형 총무'로의 진화를 의미한다.

또한 RPA 솔루션을 통해 결재 문서 검증, 물품/자산 구입 및 재고 관리, 각종 데이터 취합 및 누적 관리 등 명확한 규칙에 기반한 단순 반복 업무를 자동화할 수 있다.

물론 아직은 몽상에 가까운 일처럼 들린다. 그렇지만 반복되는 프로세스를 꾸준하게 추적하여 정리하고, 자동화할 수 있는 요소를 집요하게 찾아 나간다면, 그 몽상은 현실이 된다.

  실제로 AI 서비스가 에이전트로 진화하고 MCP나 자동화 툴을 통해 다양한 소스에서 정보를 수집하는 양상이 빠르게 고도화되고 있다. 이 속도로 본다면 2026년에는 상당수 자동화가 가능할 것이다.

K사는 RPA 도입 후 연 3,360시간의 업무 시간을 절감했으며, S병원은 팬데믹 대응 격리병상 자동 배정 등 13개 프로세스를 자동화해 연간 3천 시간 이상의 업무 효율화를 목표로 하고 있다.

이러한 자동화의 진정한 목적은 '비용 절감'을 넘어선다. 기존 담당자가 더 고부가가치 업무(직원 경험 개선, 사무 환경 혁신)에 집중할 수 있는 '전략적 여력'을 확보하는 데 있다.

그러나 여기에는 리스크가 동반된다. 단순 비용 효율만을 추구하는 조직에서는 이러한 자동화 트렌드가 인건비 절감으로만 이어지기도 하는 것이다. 바로 이 점이 총무 단톡방을 시끄럽게 만든 불안의 실체다.

AI 도입의 진정한 장벽: '기술'이 아닌 '문화'

총무/HR 부서의 AI 도입률은 12%에 불과하다고 한다. 이는 마케팅 부서 34%, 영업 부서 28% 등 타 부서에 비해 현저히 낮은 수치다. 자동화를 통해 얻을 수 있는 명확한 이점(효율성, 정확도, 비용 절감)에도 불구하고 도입이 저조한 것은, 기술적 장벽이 아닌 심리적·문화적 장벽이 존재함을 시사한다.

핵심 장벽은 '일자리 대체에 대한 두려움' 이다. 

AI가 단순 반복 업무를 넘어 복잡한 의사결정까지 지원하게 되면서, 직원들은 자신의 역할이 축소될 것을 우려한다. 서류 작업, 물품 발주, 재고 확인, 회의실 예약 관리... 이 모든 게 AI가 대신할 수 있는 일들이다.

"어? 이제 1명 줄여도 업무가 잘 돌아가겠는데?"

실제로 일부 기업에서는 자동화를 단순 인건비 절감의 수단으로만 활용하고 있다. 이런 환경에서 누가 적극적으로 AI 도입을 제안하겠는가? 자동화를 위한 노력이 본인의 목에 칼을 대는 것이 되어서는 안 된다.

따라서 2026년 총무팀의 진짜 첫 번째 AI 아젠다는 '솔루션 도입'이 아니라, 'AI를 안전하게 실험할 조직 문화 구축'이 되어야 한다.

총무팀은 전통적으로 '커뮤니케이션 능력'과 '꼼꼼함'을 바탕으로 임직원을 지원하는 데 강점이 있다. 이 강점을 활용해, 총무팀이 먼저 AI 도입의 불안감을 해소하고 AI 리터러시 교육(업스킬링)을 주도하는 'AI 체인지 에이전트(Change Agent)' 역할을 수행해야 한다.

AIHR이 제안하듯, 직원들이 AI 도구를 편안하게 탐색할 수 있는 문화를 조성하고, AI가 직원들의 기술을 어떻게 발전시킬 수 있는지 명확하게 소통하는 것이 중요하다.

총무팀의 새로운 권한: 'AI 그라운드 트루스(Ground Truth)' 관리자

LLM 기반의 헬프데스크 챗봇은 총무팀이 관리하는 '내부 문서'를 기반으로 작동한다.

만약 이 문서(복지 규정, 법인차량 정책, 경조사 규정 등)가 최신화되지 않거나 부정확할 경우, AI는 잘못된 정보를 전 직원에게 전파하는 리스크를 야기한다.

전통적인 문서 관리는 '보관'과 '검색'이 목적이었으며, 정보의 정확성 확인은 사용자의 책임이었다. 하지만 AI 챗봇은 보관된 문서를 '해석'하고 '답변'을 '생성'함으로써 스스로 정보의 주체가 된다.

AI가 모든 것을 생성하는 시대에, AI의 품질을 좌우하는 것은 결국 인간의 사유와 현명한 질문이다.

총무팀은 바로 그 '휴먼인더루프(Human-in-the-loop)' 역할을 수행하게 된다. 총무팀의 '문서 관리'는 전사 AI의 답변 품질(Ground Truth)을 큐레이션하고 정확성을 보장하는 'AI 데이터 거버넌스'라는 핵심 직무로 진화한다.

2026년, 조직 내부 AI의 성능은 총무팀의 문서 관리 품질에 직결된다.

AI 시대, 총무는 사라지는 게 아니라 진화한다

 서류 작업, 물품 발주, 재고 확인, 회의실 예약 관리…  이 모든 게 AI가 대신할 수 있는 일들이다. 그렇다면 우리는 정말 필요 없어지는 걸까? 

“어? 이제 1명 줄여도 업무가 잘 돌아가겠는데?”

실제로 일부 기업에서는 자동화를 단순 인건비 절감의 수단으로만 활용하고 있다. 이런 환경에서 누가 적극적으로 AI 도입을 제안하겠는가? 자동화를 위한 노력이 본인의 목에 칼을 대는 것이 되어 서는 안된다. 총무는 좀더 본질적이고, 그동안 리소스 부족으로 인해 진행이 어려웠던 프로젝트를 진행 해 보는 것은 어떨까? 

"AI가 단순 업무를 대신해주니까,
우리는 이제 진짜 총무 일을 할 수 있어."

데이터 분석해서 비용 절감 포인트를 찾고,
직원들의 불편한 점을 개선하고,  회사 공간을 더 효율적으로 만들고,  ESG 데이터를 관리하고,  전사 AI의 품질을 책임지는 것. 그동안 리소스 부족으로 '하고 싶었지만 못 했던' 본질적인 프로젝트들을 이제는 할 수 있다.

AI 없었으면 평생 엑셀과 서류 더미 속에서 허우적거렸을지도 모른다.

2026년, 우리가 증명해야 할 것

단톡방에서 "우리도 곧 50% 감축되는 거 아냐?"라고 불안해하던 그날로 돌아가 보자. 그때 우리가 놓쳤던 질문이 있다. 

"AI가 우리 일을 대체할까?"가 아니라
"우리는 AI로 무엇을 할 수 있을까?"였다.

K사는 RPA로 3,360시간을 절감하고 그 시간으로 직원 경험을 혁신했다.
L사는 온보딩 자동화로 확보한 여력으로 조직문화 프로젝트를 시작했다.
S병원은 격리병상 배정 자동화로 환자 안전 시스템을 고도화했다.

이들의 공통점은 무엇인가?

AI를 '위협'이 아닌 '도구'로 받아들였다는 것.
자동화로 확보한 시간을 '감원'이 아닌 '성장'에 투자했다는 것.

2026년, 총무는 사라지지 않는다.
업그레이드 된 총무는 다시 돌아 온다.

문제는 우리가 그 업그레이드를 받아들일 준비가 됐느냐는 것이다.

그리고 그 준비는, 당장 내일 아침부터 시작되어야 할 것이다.